歓送迎会とは？意味・目的から会社での準備と基本の流れまで解説

こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。

会社で人の入社や異動、退職が決まると、「歓送迎会を開こう」という話が出ることがあります。ただ、いざ幹事を任されると、いつ開催するのか、誰を呼ぶのか、予算や会場をどう決めるのか、当日はどんな順番で進めるのかなど、考えることが意外と多いものです。

歓送迎会は、単に飲食をする会ではありません。新しく迎える人には「これからよろしくお願いします」という歓迎の気持ちを、異動や退職などで送り出す人には「これまでありがとうございました」という感謝を伝える場です。

大切なのは、形式を整えることよりも、迎える人と送り出す人の双方が気持ちよく参加できる会にすることです。そのためには、目的を確認したうえで、人数・予算・日程・会場・進行を早めに整理していくと準備しやすくなります。

この記事では、会社で歓送迎会を開くときに押さえておきたい基本を、全体像から順番に紹介します。

歓送迎会とは

歓送迎会とは、新しく組織や職場に加わる人を歓迎すると同時に、異動や退職などでその場を離れる人を送り出すために開かれる会です。

会社では人事異動や入退社が重なる時期に開催されることが多く、歓迎会と送別会を別々に開く代わりに、一つの会としてまとめるケースもあります。

歓迎と送別を一緒に行う会

歓送迎会には、「これから一緒に働く人を迎える」という役割と、「これまで一緒に働いてきた人を送り出す」という二つの役割があります。

そのため、歓迎される人だけ、あるいは送別される人だけに内容が偏らないようにすることが大切です。それぞれの主役にきちんと言葉を届けられる時間を設けると、会の目的も伝わりやすくなります。

「歓送迎会」と「歓送別会」はどちらを使うべきなのか迷うこともありますが、名称だけで判断するより、誰を迎え、誰を送り出す会なのかを参加者に分かりやすく伝えることを優先するとよいでしょう。

› 歓送迎会と歓送別会の違いとは？意味と使い分けをわかりやすく解説

会社で歓送迎会を行う目的

会社で歓送迎会を開く目的は、単に食事やお酒を楽しむことだけではありません。

新しく入った人にとっては、普段の業務だけでは話す機会が少ない人と交流するきっかけになります。一方、送り出される人にとっては、これまでの仕事への感謝を伝えてもらえる区切りの場になります。

参加者にとっても、部署や役職を越えて話せる機会になるため、職場でのコミュニケーションを深めるきっかけになるでしょう。

ただし、交流を目的にするからといって、参加や飲酒を強く求める必要はありません。参加しやすい雰囲気をつくり、それぞれが無理なく過ごせることのほうが大切です。

開催時期と時間を決める

歓送迎会の準備で最初に押さえたいのが、いつ開催するかという点です。一般的な時期だけで決めず、主役と参加者が無理なく集まれる日を探しましょう。

日程は主役の予定を優先する

歓送迎会は、異動や入退社が多い時期に集中しやすいですが、「必ずこの時期に開催する」という決まりがあるわけではありません。

送り出す人の最終出社日や、新しく来る人の勤務開始日を確認し、主役が参加できる日程を優先するのが基本です。

参加人数が多い場合は全員の都合を完全に合わせるのが難しいため、主役、直属の上司、挨拶をお願いする人など、参加してほしい人の予定から候補日を絞ると決めやすくなります。

› 歓送迎会の時期はいつ？開催タイミングと日程を決めるポイント

所要時間は終了時刻から考える

歓送迎会は、長時間開催すれば満足度が上がるわけではありません。

食事や歓談に加えて、乾杯、主役の挨拶、プレゼントなどを予定するなら、それらに必要な時間を考えながら全体を組み立てます。

会社帰りの開催では、翌日の仕事や帰宅時間への配慮も必要です。開始時刻だけを見るのではなく、「何時ごろに終われば参加者が帰りやすいか」から逆算すると、無理のない時間設定になります。

› 歓送迎会の時間は何時間が目安？開始・終了時刻と進行の考え方

幹事の準備は順番が大切

歓送迎会の幹事になると、会場予約、案内、会費、挨拶、席順など、やることが一気に増えたように感じます。ただ、すべてを同時に決める必要はありません。

まず人数・予算・日程を固める

最初に確認しておきたいのは、次のような基本条件です。

この条件が決まれば、会場を探しやすくなり、その後の案内や進行も考えやすくなります。

反対に、人数や予算が曖昧なまま会場探しを始めると、候補ばかり増えて決められなくなることがあります。

幹事の仕事を準備開始から当日まで順番に整理しておくと、抜け漏れも防ぎやすくなります。

› 歓送迎会の幹事がやることは？準備から当日までの流れを順番に解説

案内は必要事項を分かりやすく

日程と会場の見通しが立ったら、参加者へ案内します。

案内文には少なくとも、開催日時、場所、会費、出欠回答の期限、歓迎・送別の対象者が分かるようにしておきましょう。

特に人数確定が必要な会場では、回答期限を曖昧にしないことが大切です。参加者が一読して「いつ、どこで、いくら必要で、いつまでに返事をすればよいのか」を理解できる案内が理想です。

› 歓送迎会の案内メール例文！必要項目とそのまま使えるテンプレート

予算と会費を整理する

歓送迎会のお金については、「一般的な相場はいくらか」だけで決めようとすると迷いやすくなります。まず必要な費用を洗い出してから、一人あたりの負担を考えましょう。

会費は必要経費から逆算する

歓送迎会では、飲食代だけでなく、会場費やプレゼント代などが必要になる場合があります。

最初に全体の費用を確認し、そのうえで参加人数から一人あたりの負担額を考えるほうが現実的です。

参加者にとって負担が大きすぎる金額にならないかも確認し、会社から補助が出る場合は、その扱いも事前に整理しておきましょう。

› 歓送迎会の会費相場はいくら？予算の決め方と費用の考え方

誰が負担するかも先に決める

歓迎される人や送り出される人の会費をどうするかは、会社や部署によって考え方が異なります。

会社が一部を負担する場合もあれば、参加者で主役分を分担する場合もあります。絶対的な正解があるわけではないため、まず会社の規定や過去の運用を確認することが大切です。

主役本人に想定外の負担が発生しないよう、集金方法まで含めて事前に決めておくと安心です。

› 歓送迎会の費用負担は誰がする？会社・参加者・主役別の考え方

歓送迎会の会場を選ぶ

会場は歓送迎会の過ごしやすさを大きく左右します。料金だけで決めず、人数や会の目的に合っているかを総合的に確認しましょう。

人数と会話のしやすさを見る

まず確認したいのは、参加人数に対して無理のない広さがあるかどうかです。

人数が収容可能人数以内でも、席の間隔が狭すぎたり、主役の移動が難しかったりすると交流しにくくなります。反対に、少人数なのに広すぎる空間を選ぶと、会話が分散することもあります。

料理や飲み物だけでなく、アクセス、個室の有無、設備、席のレイアウトなども含めて比較しましょう。

› 歓送迎会会場の選び方！人数・個室・料理・設備で失敗しないポイント

貸切が向いている場合もある

周囲を気にせず挨拶や企画を行いたい場合は、貸切できる会場も選択肢になります。

貸切なら進行や席配置の自由度を確保しやすい一方、最低利用料金や最低人数などの条件が設定されていることがあります。

「貸切だから便利」と決めつけず、人数・予算・設備・飲食条件が自分たちの会に合っているかを確認してください。

› 歓送迎会を貸切で開くメリットは？会場選びと予約前の確認ポイント

ケータリングという選択肢

飲食店以外のレンタルスペースや社内スペースを使う場合は、ケータリングを利用する方法もあります。

会場を比較的自由に選べるのがメリットですが、飲食物の持ち込み可否、受け取り方法、食器、ゴミ処理など、会場側とケータリング業者側の条件をそれぞれ確認する必要があります。

› 歓送迎会でケータリングを使うには？費用・料理量・手配のポイント

会場写真だけで判断すると、実際の席間隔や音の響き方、荷物を置く場所などが分かりにくいことがあります。挨拶や企画を予定している場合は、進行に必要なスペースや設備も予約前に確認しましょう。

東京・渋谷で会場を探す場合

東京のように候補となる店や貸切スペースが多いエリアでは、最初から店舗を一軒ずつ比較するより、条件を絞ってから探すほうが効率的です。

東京ではエリアを先に決める

東京で歓送迎会の会場を探すなら、まず参加者が集まりやすいエリアを決めます。

会社から近い場所、複数路線からアクセスしやすい場所など、参加者の移動を考えて候補を絞ると、その後の比較がしやすくなります。

エリアが決まったら、人数、個室・貸切の必要性、予算、設備などを基準に会場を見ていきましょう。

› 東京で歓送迎会の会場を選ぶには？個室・貸切・アクセスのチェックポイント

渋谷では駅からの距離以外も確認する

渋谷には歓送迎会に使える飲食店や貸切スペースが数多くあります。そのため、「駅から近い」という条件だけでは候補を絞りにくいでしょう。

参加人数、店内の広さ、会話のしやすさ、飲食内容、貸切条件、必要な設備まで確認することが大切です。

私が運営しているスプリングノートも、渋谷・桜丘町にあるカフェバーを貸切で利用でき、通常は5〜15名程度を中心に案内しています。歓送迎会などの飲み会利用にも対応していますが、大規模な宴会を考えている場合は、より広い会場のほうが向いているでしょう。

少人数で落ち着いて会話できる場所を探している場合は、一般的な居酒屋だけでなく、このようなカフェバー型の貸切スペースを比較してみるのも一つの方法です。

› 渋谷で歓送迎会を開くなら？個室・貸切会場の選び方と確認ポイント

当日の進行を考える

会場が決まったら、当日の流れもある程度決めておきます。分単位で厳密な台本を作る必要はありませんが、大きな順番は共有しておくと安心です。

基本の流れを決めておく

歓送迎会では、次のような流れが考えられます。

実際には会の規模や内容に合わせて変えて構いません。

大切なのは、歓談時間を削ってイベントばかりにしないことと、主役が落ち着いて話せる時間を確保することです。

司会を担当する人は、盛り上げ役になること以上に、次に何をするのかを参加者へ分かりやすく伝えながら、予定した時間内に進めることを意識するとよいでしょう。

› 歓送迎会の司会進行を完全ガイド！流れ・進行表・使える例文を紹介

挨拶の担当を事前に決める

当日になって突然「ひと言お願いします」と依頼すると、頼まれた人も困ってしまいます。

開会、乾杯、歓迎・送別、締めなど、挨拶をお願いする人にはあらかじめ依頼しておきましょう。

挨拶は長さよりも、歓迎や感謝、これからへの言葉を簡潔に伝えることが大切です。

› 歓送迎会の挨拶はどうする？順番と立場別の例文を紹介

乾杯は短くまとめる

乾杯の挨拶は、食事や歓談が始まる前に行うことが多いため、長くなりすぎないようにします。

主役への一言と、これから会を楽しんでほしいという内容を簡潔に伝え、気持ちよく乾杯へつなげれば十分です。

› 歓送迎会の乾杯挨拶は何を話す？短くまとまる例文とポイント

締めは終了が分かる形にする

歓送迎会の最後には、参加への感謝や主役への言葉を伝え、会を締めます。

「中締め」と「完全な終了」が分かれている場合もあるため、その後の予定があるときは参加者が迷わないよう案内しましょう。

› 歓送迎会の締めの挨拶はどうする？中締めとの違いと例文を紹介

席順は主役を中心に考える

会社の会食では上座・下座を気にする場面もありますが、歓送迎会では形式だけではなく、主役が過ごしやすいことも大切です。

上座だけに縛られすぎない

基本的な上座・下座を理解しておくことは役立ちますが、会場の形によって最適な配置は変わります。

たとえば、主役を上座に置いた結果、他の参加者と会話しづらくなることもあります。

歓迎・送別される人が参加者と自然に話せる位置、司会や幹事が移動しやすい位置なども考えながら決めるとよいでしょう。

› 歓送迎会の席順はどう決める？上座・下座と大人数での考え方

企画は詰め込みすぎない

歓送迎会を楽しい会にしようとして、ゲームや余興をたくさん準備したくなることがあります。ただ、企画が多すぎると主役と話す時間がなくなってしまいます。

主役との交流につながる企画を選ぶ

企画を取り入れる場合は、人数や参加者層、会場の広さに合わせ、無理なく実施できるものを一つか二つ選ぶ程度でも十分です。

歓送迎会の目的は企画そのものではなく、主役との交流や歓迎・感謝を伝えることです。

› 歓送迎会の企画アイデア！主役も参加者も楽しめる会にするコツ

ゲームは参加しやすさを優先する

大人数でゲームを行う場合は、ルールが複雑すぎず、短時間で理解できるものが向いています。

また、ゲームへの参加を強制しないことも大切です。音量や必要なスペースについて、会場側の制限がないかも確認しましょう。

› 歓送迎会におすすめのゲーム！大人数でも盛り上がる選び方と注意点

余興は内輪向けにしすぎない

余興や出し物を行う場合は、一部の人にしか分からない内容や、長時間にわたる演目を避けると参加者全体が楽しみやすくなります。

主役への感謝や歓迎が自然に伝わる内容になっているかを基準に考えると、企画の方向性も決めやすいでしょう。

› 歓送迎会の余興・出し物アイデア！失敗しにくい選び方と準備のコツ

プレゼントを用意する場合

送別される人への贈り物や、新しく加わる人へのちょっとした歓迎品を準備する場合もあります。

プレゼントは高価であることより、相手との関係や持ち帰りやすさを考えることが大切です。

好みが分からないものや、大きくて持ち帰りにくいものは避けたほうが無難な場合もあります。会社の慣習や全体予算も確認しながら選びましょう。

› 歓送迎会のプレゼントは何がいい？選び方・相場と失敗しにくい贈り物

服装とマナーも確認する

参加者側からすると、「歓送迎会には何を着て行けばいいのか」「どこまで気をつければいいのか」も気になるところです。

服装は会場と会社の雰囲気に合わせる

一般的な飲食店で仕事帰りに開催する場合と、ホテルなど格式のある会場では、適した服装も変わります。

基本的には、会社の普段の服装や会場の雰囲気を参考にしながら、普段より少し整えた服装を考えるとよいでしょう。

判断に迷う場合は、幹事に確認するのが確実です。

› 歓送迎会の服装はどう選ぶ？カジュアル・女性・ホテル開催まで解説

全員が安心して参加できる配慮をする

歓送迎会のマナーというと、席順や挨拶などの形式に目が向きがちです。

しかし、それ以上に大切なのは、飲酒を無理に勧めないこと、主役や参加者を困らせる話題を避けること、終了時間を守ることなど、全員が安心して過ごせる環境をつくることです。

› 歓送迎会の基本マナー！幹事・参加者が気をつけたいポイント

歓送迎会を準備するときの考え方

ここまでの内容をまとめると、歓送迎会は「一般的にはこうする」という形に合わせるより、主役と参加者に合う会を設計することが重要です。

幹事になったら、次の順番で考えると全体を整理しやすくなります。

すべてを豪華にする必要はありません。人数や予算に合った会場で、食事をしながらゆっくり話すだけでも、歓迎や感謝が伝わる会にできます。

反対に、大人数で余興や映像上映などを予定しているなら、それに対応できる広さや設備のある会場を選ぶ必要があります。

目的を先に決め、その目的に合わせて会場や進行を選ぶという順番を意識すると、準備で迷いにくくなります。

歓送迎会のよくある質問

歓送迎会と送別会は違いますか？

歓送迎会は、新しく来る人を歓迎することと、異動・退職などで離れる人を送り出すことを同じ会で行うものです。

送別会は、基本的に送り出す人を中心として開かれます。歓迎する人がいない場合は、無理に「歓送迎会」と呼ぶ必要はありません。

歓送迎会には全員参加するべきですか？

必ず全員が参加しなければならないものではありません。

業務や家庭の都合、飲み会が苦手など事情は人によって異なるため、参加を強制するのではなく、出欠を確認して開催するのがよいでしょう。

欠席する人がいても、別の機会に主役へ挨拶できれば気持ちは伝えられます。

幹事はいつから準備すればよいですか？

準備期間は人数や会場によって変わります。

参加人数が多い、繁忙期に開催する、貸切会場を利用するなどの場合は、早めに日程と会場を押さえておくほうが安心です。

まず主役の日程、参加人数、予算を確認し、それから会場を探すとスムーズです。

歓送迎会ではゲームや余興が必要ですか？

必須ではありません。

主役や参加者同士がゆっくり話せる会であれば、食事と歓談、挨拶だけでも十分です。

企画を取り入れる場合も、会話の時間を圧迫しない程度にするとよいでしょう。

貸切会場はどんな歓送迎会に向いていますか？

周囲を気にせず挨拶や交流をしたい場合、席配置をある程度自由にしたい場合などに向いています。

一方、大規模な宴会には広い宴会場のほうが適していることもあります。参加人数、予算、飲食、設備などを確認して選びましょう。

スプリングノートでは、実際に営業している渋谷・桜丘町のカフェバーを貸切利用でき、通常は5〜15名程度を中心に案内しています。少人数で会話を楽しむ歓送迎会とは相性がありますが、16〜20名の場合は内容やレイアウトの確認が必要です。

歓送迎会は主役を中心に準備しよう

歓送迎会は、新しく加わる人を歓迎し、離れる人へ感謝を伝える大切な機会です。

準備をするときは、形式や慣習を先に考えるのではなく、誰を迎え、誰を送り出し、どんな時間にしたいのかを最初に整理してみてください。

目的が決まれば、必要な人数、予算、日程、会場、進行も自然と考えやすくなります。

特に会社の歓送迎会では、豪華な企画をたくさん用意することより、主役と参加者が無理なく話せて、歓迎や感謝をきちんと伝えられることのほうが大切です。

会場を選ぶときも、料金や知名度だけで決めず、人数に合う広さ、会話のしやすさ、アクセス、飲食、設備などを比較してください。

渋谷周辺で少人数の歓送迎会を検討している場合は、飲食店だけでなく貸切スペースも選択肢になります。スプリングノートでも歓送迎会などの貸切利用に対応していますので、人数や希望する使い方が合う場合は、公式サイトの貸切利用案内で最新の空き状況や条件を確認してみてください。

迎える人にも、送り出す人にも、「参加してよかった」と思ってもらえる会を目指して、無理のない形で準備していきましょう。

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