歓送迎会の案内メール例文！必要項目とそのまま使えるテンプレート

こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。

歓送迎会の幹事を任されると、会場や日程を決めるだけでなく、参加者へ案内メールを送る必要があります。

「何を書けばいいのか分からない」「社内メールだから、どこまで丁寧にすればいいのか」「歓迎する人と送り出す人をどう書けばいいのか」と迷う方も多いのではないでしょうか。

歓送迎会の案内文で大切なのは、凝った文章を書くことではありません。日時・場所・会費・回答期限といった必要事項を、参加者がひと目で確認できるようにすることが重要です。さらに、誰を歓迎し、誰を送り出す会なのかも明記しておくと、参加者が会の目的を理解しやすくなります。

この記事では、歓送迎会の案内メールに必要な項目から、そのまま調整して使えるテンプレート、社内向け・上司向けなどの例文まで順番に紹介します。

歓送迎会の案内に必要な項目

歓送迎会の案内メールは、参加者が「いつ、どこで、誰のために開催され、いつまでに返事をすればよいのか」を迷わず把握できる内容にしましょう。

最低限、次の項目を入れておくと分かりやすくなります。

特に重要なのが、日時・場所・会費・回答期限です。

この4つが曖昧だと、「何時からですか」「会費はいくらですか」「いつまでに返事をすればよいですか」と個別確認が増えてしまいます。

幹事側にとっても、最初の案内で必要事項を整理しておくほうが、その後の出欠確認や会場への人数連絡を進めやすくなります。

歓迎・送別の対象者を明記する

歓送迎会では、誰を歓迎し、誰を送り出すのかを案内文に入れておきましょう。

たとえば、

といった形です。

単に「歓送迎会を開催します」と書くより、対象者が分かるほうが、参加者も会の趣旨を理解しやすくなります。

複数名いる場合は、本文の途中に詰め込むより、「歓迎対象」「送別対象」と分けて記載しても構いません。

日時は曜日まで書く

開催日は「4月10日」のように日付だけではなく、できれば曜日も書きます。

たとえば、

2027年4月10日（土）19:00〜21:00

のようにすると確認しやすくなります。

開始時間だけではなく、終了予定時間も分かる場合は記載しておきましょう。翌日の予定や帰宅時間を考えて参加を判断する人にとって役立ちます。

会場は迷わない情報量にする

案内メールには、少なくとも会場名と所在地を記載します。

会社から直接移動する場合や、駅から離れた会場を利用する場合には、

などを追加すると親切です。

一方で、案内メール本文に長い道順をすべて書くと読みづらくなることがあります。必要事項を先にまとめ、その後に補足情報を付けると見やすくなります。

案内メールの基本構成

歓送迎会の案内メールは、「あいさつ」「開催の目的」「必要事項」「出欠確認」の順にすると自然にまとまります。

長い文章を書く必要はありません。参加者が知りたい情報を先に整理してから文章を付けるのがおすすめです。

基本構成は次のとおりです。

件名は内容が分かるようにする

件名を見ただけで歓送迎会の案内だと分かるようにします。

たとえば、

などです。

社内メールでは、華やかな件名にするより、検索しやすく内容が分かる件名のほうが実用的です。

回答期限が迫っている場合は、

【○月○日回答期限】歓送迎会の出欠確認

としても分かりやすいでしょう。

冒頭は簡潔でよい

社内の歓送迎会であれば、案内文の冒頭を必要以上に堅くする必要はありません。

「お疲れさまです。○○部の△△です。」

程度から始め、

「このたび、○○さんの歓迎と△△さんの送別を兼ねて、歓送迎会を開催することになりました。」

と続ければ十分です。

社外の人も参加する場合や、役職者へ個別に案内する場合は、少し丁寧な文章に調整します。

必要事項は箇条書きにする

案内メールの本文で特におすすめしたいのが、日時や会場などを箇条書きにすることです。

文章の中に、

「4月10日の19時から渋谷の○○で開催し、会費は5,000円ですので、4月3日までに……」

と続けて書くより、

と分けたほうが、あとからメールを見返したときにも確認しやすくなります。

そのまま使える基本テンプレート

まずは、一般的な社内の歓送迎会で使いやすい案内メールのテンプレートを紹介します。

会社名や部署名、対象者、日時などを実際の内容に置き換えて使ってください。

歓迎と送別を兼ねる場合

件名：○○さん・△△さん歓送迎会のご案内

皆さま

お疲れさまです。○○部の△△です。

このたび、新しく○○部に加わる○○さんの歓迎と、異動される△△さんの送別を兼ねて、歓送迎会を開催することになりました。

下記のとおり予定しておりますので、ぜひご参加ください。

参加・不参加について、○月○日までにこのメールへの返信、または指定の出欠確認方法にてご回答をお願いいたします。

皆さまと楽しい時間を過ごせればと思います。 どうぞよろしくお願いいたします。

幹事：○○部 △△

必要事項が明確なので、社内の一般的な歓送迎会であれば、このくらいの長さで十分です。

少しカジュアルに案内する場合

同じ部署や普段からやり取りの多いメンバーへ送る場合は、もう少し柔らかい文章でもよいでしょう。

件名：【出欠確認】歓送迎会のお知らせ

皆さん

お疲れさまです。△△です。

○○さんの入社歓迎と、△△さんの異動に伴う送別を兼ねて、歓送迎会を開催します。

以下の日程で予定していますので、ぜひご参加ください。

参加できる方も難しい方も、期限までに回答をお願いします。

よろしくお願いします。

幹事：△△

「ぜひご参加ください」と書きつつも、参加を強制するような表現にはしないほうが自然です。

歓迎会中心の案内メール例文

新入社員や転入者を迎えることが主な目的の場合は、「新しく加わる人を皆で歓迎する」という意図が伝わる案内文にします。

たとえば次のように書けます。

件名：○○さん歓迎会のご案内

皆さま

お疲れさまです。○○部の△△です。

このたび、○月より○○部に○○さんが加わることになりました。

○○さんの歓迎と、メンバー同士の交流を兼ねて、歓迎会を開催します。

詳細は下記のとおりです。

参加可否について、期限までにご回答をお願いいたします。

新しいメンバーを囲んで、皆さんで楽しい時間を過ごせればと思います。 どうぞよろしくお願いいたします。

幹事：△△

歓迎される本人に案内メールが届く場合は、会費の扱いにも注意が必要です。

本人から会費を集めないのであれば、他の参加者向けの案内と本人向けの案内を分けたほうが誤解を防げます。

送別会中心の案内メール例文

異動や退職する人を送り出す場合は、感謝を伝える会であることを簡潔に示します。

件名：○○さん送別会のご案内

皆さま

お疲れさまです。○○部の△△です。

このたび、○月末をもって○○さんが異動されることになりました。

これまでの感謝を込めて、下記のとおり送別会を開催いたします。

ご参加いただける方は、期限までに出欠をご回答ください。

皆さんで○○さんを送り出せればと思います。 どうぞよろしくお願いいたします。

幹事：△△

退職理由や異動理由など、本人が公表していない情報を案内メールへ詳しく書く必要はありません。

「退職されることになりました」「○○支店へ異動されることになりました」など、社内で共有されている範囲にとどめるのが無難です。

退職・転職・家庭事情などの個人的な情報は、本人や会社から正式に共有されていない内容まで案内文へ書かないようにしましょう。歓送迎会のお知らせに必要なのは、会の目的と参加に必要な情報です。

上司へ送る案内メール例文

上司や役職者へ個別に案内する場合は、社内一斉メールより少し丁寧な表現にします。

ただし、社内行事の案内なので、取引先への正式な招待状のように堅くする必要はありません。

件名：歓送迎会開催のご案内

○○部長

お疲れさまです。△△です。

このたび、○○さんの歓迎および△△さんの送別を兼ねまして、下記のとおり歓送迎会を開催することとなりました。

ご都合がよろしければ、ぜひご参加いただけますと幸いです。

恐れ入りますが、○月○日（○）までにご都合をお知らせいただけますでしょうか。

どうぞよろしくお願いいたします。

幹事：○○部 △△

乾杯や締めの挨拶をお願いする場合は、出欠確認とは別に依頼内容を明確に伝えましょう。

「参加してもらえると思って、乾杯をお願いします」と突然当日に頼むより、事前にお願いしておくほうが相手も準備できます。

チャットで案内する場合

社内連絡にSlackやMicrosoft Teamsなどのチャットを使っている会社では、メールより簡潔な歓送迎会のお知らせでも構いません。

ただし、短くする場合でも必要事項は省かないことが大切です。

たとえば次のようにまとめられます。

歓送迎会のお知らせ

○○さんの歓迎と△△さんの送別を兼ねて、歓送迎会を開催します。

参加・不参加を○月○日までに出欠フォームへ入力してください。 よろしくお願いします。

チャットでは案内が他の投稿に流れてしまうこともあります。

日程が近づいたら再度案内したり、固定表示できる機能があれば利用したりすると、見落としを減らせます。

招待状として案内する場合

一般的な社内歓送迎会であれば、紙の招待状まで用意するケースは多くありませんが、社外の人を招く場合や、少し改まった会では文書形式で案内することもあります。

基本的な内容はメールと同じです。

大切なのは形式よりも、受け取った人が迷わないことです。

「招待状だから丁寧な文章を書かなければ」と考えすぎて、日時や回答方法が本文の中に埋もれてしまうより、必要事項を整理して見せたほうが実用的です。

案内メールを送る時期

歓送迎会の案内は、会場と日程が確定したら、できるだけ早めに送ります。

特に3月から4月は異動や入社に伴う会が増えやすく、参加者側にも複数の予定が入りやすい時期です。

案内が遅くなるほど、

といった状況が起きやすくなります。

具体的に何日前までという絶対的な決まりはありませんが、日程が決まった段階でまず案内し、回答期限には会場側へ人数変更を伝えるための余裕を持たせると進めやすくなります。

日程調整と正式案内は分ける

まだ開催日が決まっていない段階では、「歓送迎会を開催します」という正式案内ではなく、日程調整として連絡します。

たとえば、

「歓送迎会を予定しています。以下の日程候補から参加可能日をご回答ください。」

と案内し、日程確定後に改めて、

「○月○日に決定しました。会場等の詳細は以下のとおりです。」

と送ります。

日程候補と正式案内を一つのメールで済ませようとすると、あとから変更内容を追いにくくなることがあります。

回答期限の決め方

回答期限は、単に幹事が集計しやすい日ではなく、会場側の人数変更期限から逆算して決めると安心です。

たとえば、会場へ最終人数を開催3日前までに伝える必要があるなら、参加者の回答期限を開催3日前に設定するのではなく、その前に集計する時間を確保します。

流れとしては、

という考え方です。

会場によっては、人数変更の締切やキャンセル条件が異なります。予約前後に確認しておきましょう。

返信を集めやすい案内にする

案内メールを送ったのに出欠が集まらない場合、参加者が忙しいことだけでなく、回答方法が分かりにくいこともあります。

返信を集めやすくするため、回答方法はできるだけ一つに絞ります。

たとえば、

などです。

「メールでもチャットでも口頭でも構いません」とすると、幹事が複数の場所を確認しなければならなくなります。

不参加も回答してもらう

案内文には、

「参加・不参加にかかわらずご回答ください」

と書いておくと分かりやすくなります。

参加者だけが返信する方式では、返信がない人について「欠席なのか、まだ確認していないのか」が判断できません。

全員に回答してもらう形にしておけば、未回答者だけを確認できます。

期限直前に一度リマインドする

参加人数が多い場合は、回答期限の少し前に未回答者へ再案内してもよいでしょう。

一斉に何度も催促する必要はありません。

「回答期限が○日となっています。未回答の方はご確認をお願いいたします。」

程度の短い案内で十分です。

会費の書き方

会費が決まっている場合は、案内メールで明記します。

参加者にとっては、日時や場所と同じくらい重要な情報です。

また、支払い方法が決まっている場合には、

なども記載しておくとスムーズです。

主役の会費を免除し、その分を他の参加者で負担する場合は、対象者本人に送るメールと参加者向けメールを分ける方法もあります。

本人が見る案内に「○○さん分を参加者で負担します」と書く必要はありません。

金額が未確定なら先に確認する

会場を予約したものの、料理や飲み物の内容によって一人あたりの金額が変わる場合は、料金を確定してから正式案内を出すほうが分かりやすくなります。

どうしても先に日程だけ知らせたい場合は、

「会費は詳細確定後に改めてお知らせします」

と明記し、後日必ず追加案内を送りましょう。

会場変更があった場合の案内

歓送迎会の案内を送ったあとに会場や開始時間が変わることもあります。

その場合は、元のメールへの追記だけではなく、変更点がひと目で分かる件名で再案内するのがおすすめです。

たとえば、

【会場変更】○月○日歓送迎会のご案内

とします。

本文の最初にも、

「先日ご案内した歓送迎会について、会場が変更となりました。」

と明記し、新しい会場を記載します。

変更していない情報も含めて、日時・場所・会費などをもう一度まとめて載せると、参加者が古いメールと見比べる必要がありません。

少人数の歓送迎会での案内

5〜10名程度の少人数であれば、普段のやり取りに近い簡単な案内でも進められます。

ただし、少人数だからといって口頭だけで済ませると、日時を勘違いしたり、会費の認識が違ったりすることがあります。

チャットやメールで、

だけでも記録として残しておくのがおすすめです。

少人数の場合は、歓送迎会そのものも全員で会話しやすい形にしやすいでしょう。

渋谷のスプリングノートでも、通常は5〜15名程度を中心に貸切利用をご案内しており、歓送迎会や飲み会などにも利用できます。一般的な宴会場とは違い、実際に営業しているカフェバーを貸切にする形なので、参加者同士で落ち着いて話したい会には選択肢の一つになります。

一方で、16〜20名の場合は内容や店内レイアウトの確認が必要です。大人数で広い宴会場が必要な場合には、別の会場のほうが合うこともあります。

歓送迎会の会場を探す場合は、人数だけでなく、飲食内容や席の配置、利用時間なども含めて比較してみてください。

案内文で避けたいこと

歓送迎会の案内はシンプルな連絡ですが、いくつか避けたい書き方があります。

必要事項を長文に埋め込む

日時、会場、会費、回答期限をすべて文章の中に入れると、読み返したときに探しにくくなります。

重要項目は箇条書きにしましょう。

参加を強制するように書く

会社の歓送迎会でも、事情があって参加できない人はいます。

「全員参加してください」「必ず出席してください」といった表現は、会社として参加が義務付けられている正式な行事など特別な事情がない限り避けたほうがよいでしょう。

「ご都合がよろしければぜひご参加ください」といった書き方のほうが自然です。

回答方法を書かない

「参加できる方はお知らせください」だけでは、メール返信なのか、幹事へ口頭で伝えるのか分かりません。

「このメールへの返信でお願いします」など、具体的に示しましょう。

回答期限を書かない

期限がなければ、「あとで返事をしよう」と思ったまま忘れられてしまうことがあります。

会場への最終人数連絡から逆算して、明確な期限を設定しましょう。

情報を何度も変更する

案内後に会費や会場、開始時間を何度も変更すると、どの情報が最新なのか分からなくなります。

正式案内を出す前に、会場予約、料金、開始時間などの基本条件をできるだけ確定しておくことが大切です。

送信前のチェックリスト

歓送迎会の案内メールを作成したら、送信前に一度確認しておきましょう。

特に日付と曜日は、テンプレートをコピーして作成したときにずれることがあります。

数字だけでなく曜日まで確認してから送信するのがおすすめです。

歓送迎会の案内のよくある質問

歓送迎会の案内メールはいつ送ればよいですか？

会場と日程が決まったら、できるだけ早めに案内するのがおすすめです。

参加者にも予定がありますし、幹事側も人数を確定して会場へ連絡する必要があります。

日程がまだ決まっていない場合は、まず候補日の出欠を確認し、開催日確定後に正式な案内を送りましょう。

歓送迎会の案内メールに必ず必要な項目は何ですか？

最低限、開催日時、会場、会費、回答期限、回答方法を記載しましょう。

加えて、誰を歓迎し、誰を送り出す歓送迎会なのかも明記すると、会の目的が伝わりやすくなります。

歓送迎会の案内文は堅い文章にしたほうがよいですか？

通常の社内歓送迎会であれば、必要以上に堅くする必要はありません。

「お疲れさまです」から始め、開催目的と必要事項を簡潔に伝えれば十分です。上司や社外の参加者へ個別に案内する場合は、少し丁寧な表現へ調整しましょう。

歓送迎会の主役にも同じ案内メールを送ってよいですか？

日時や会場など基本情報は同じでも、会費の扱いなどによっては案内を分けたほうがよい場合があります。

たとえば主役の会費を参加者側で負担する場合、その説明まで本人へ送る必要はありません。対象者本人向けと一般参加者向けで内容を分けると整理しやすくなります。

出欠の返信が来ない場合はどうすればよいですか？

まず回答期限の少し前に、短いリマインドを送ります。

それでも回答がない場合は、未回答者だけに個別確認するとよいでしょう。最初の案内で「参加・不参加にかかわらず回答してください」と明記しておくと、未回答者を把握しやすくなります。

まとめ

歓送迎会の案内メールは、文章を立派に仕上げることより、参加者が必要な情報をすぐ確認でき、迷わず出欠を回答できることが大切です。

基本となるのは、

を明確にすることです。

日時や会場、会費などは文章の中へ埋め込まず、箇条書きでまとめると分かりやすくなります。

案内メールを送る前には、会場側の人数変更期限も確認しておきましょう。回答期限をそこから逆算すれば、参加人数の集計にも余裕を持てます。

歓送迎会では、案内を送ったあとに会場準備や出欠確認、当日の進行なども続きます。最初の案内を分かりやすくしておくことが、その後の幹事業務をスムーズに進める第一歩です。

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