歓送迎会の時期はいつ？開催タイミングと日程を決めるポイント

こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。

歓送迎会を任されたとき、最初に迷いやすいのが「いつ開催するのがいいのか」という日程の問題です。

春なら3月や4月を思い浮かべる方が多いと思いますが、実際には会社によって異動日や入社日が違いますし、送られる方と迎えられる方が同じ日にそろうとも限りません。月末や年度末は参加者の仕事が忙しく、一般的には歓送迎会の時期でも、実際の日程調整が難しいこともあります。

そのため、「歓送迎会は何月に行うものか」だけで決めるより、主役となる方の入退社日・異動日と、参加者が集まりやすい日を基準に考えるほうが現実的です。

この記事では、歓送迎会をいつ開催するか迷っている幹事の方に向けて、時期の目安から具体的な日程の決め方まで整理していきます。

歓送迎会が多い時期

歓送迎会は年間を通して行われますが、会社の人事異動や入退社が集中する時期には開催数も増えやすくなります。

特にイメージしやすいのは、春の3月から4月です。

3月から4月

日本の会社では年度の区切りに合わせて、人事異動や新入社員の入社が行われることがあります。そのため、3月から4月は歓送迎会を開きやすい時期です。

たとえば、

といった機会があります。

送る方と迎える方が同じ部署にいる場合は、送別会と歓迎会を一つにまとめて「歓送迎会」として開催することもできます。

ただし、「4月だから4月中に開催しなければならない」という決まりはありません。異動直後は業務の引き継ぎや新しい仕事への対応で忙しいこともあるため、参加者の状況によっては少し時期をずらしたほうが参加しやすくなります。

9月から10月

会社によっては、下期の開始に合わせて10月1日付で人事異動を行う場合があります。そのため、9月末から10月にも歓送迎会が開催されることがあります。

春ほど「歓送迎会の季節」という印象は強くないかもしれませんが、考え方は同じです。

9月末で現在の部署を離れる方と、10月から新たに配属される方がいるのであれば、その前後で日程を検討します。

中途入社や個別異動は一年中ある

最近は新卒入社だけでなく、中途採用や組織変更、個別の異動など、年度の区切りとは関係なく人が入れ替わるケースもあります。

そのため、歓送迎会の時期を考えるときは、

「一般的に何月か」より「その職場で人が動くのはいつか」

を見ることが大切です。

6月に新しい方が入社するなら6月前後、11月に異動する方がいるなら11月前後で構いません。

いつ開催するのがよいか

歓送迎会の日程は、送別と歓迎のどちらを重視するかによって少し考え方が変わります。

一つの歓送迎会としてまとめる場合も、それぞれの対象者の予定を確認してから候補日を出すことが重要です。

送別は異動や退職の少し前

送別の意味を重視するなら、退職日や異動日の少し前に開催すると自然です。

たとえば3月31日が最終出勤日なら、3月中旬から下旬の平日などが候補になります。

あまり早すぎると、その後も長く一緒に働くため送別の雰囲気が薄くなります。一方、最終出勤日の直前にすると、引き継ぎや挨拶回りなどで本人が忙しくなる可能性があります。

目安としては、最終出勤日や異動日の1〜2週間程度前から候補日を考えると調整しやすいでしょう。

ただし、有給休暇の消化などで正式な退職日より前に出社しなくなる場合もあります。

この場合は「退職日」ではなく、本人が実際に職場へ来る最終日を基準に考えます。

歓迎は入社や着任のあと

歓迎会は、新しく入った方が参加できなければ意味がありません。そのため、基本的には入社日や着任日よりあとに開催します。

たとえば4月1日入社なら、4月第1週から第3週あたりまでを候補にすると考えやすくなります。

ただ、初日は入社手続きや研修があり、新しい環境にも慣れていません。すぐ翌日に歓迎会を設定するより、数日から1週間程度たってからのほうが本人の負担を抑えられる場合があります。

新入社員が複数いる会社では、配属日が研修終了後になることもあります。この場合は入社日ではなく、実際に部署へ配属された時期を基準にしてもよいでしょう。

歓送迎会なら両方が参加できる日

送別会と歓迎会を別々に開催すると、幹事にも参加者にも負担がかかります。

送る方と迎える方の在籍期間が重なっているなら、一度の歓送迎会としてまとめる方法があります。

たとえば、

なら、4月1日から10日の間で両方が参加できる日を探します。

一方、

というように在籍期間がまったく重ならない場合は、一つの会にまとめることにこだわる必要はありません。

無理に日程を調整すると、主役のどちらかが参加できないという本末転倒な状況になる可能性があります。

主役の予定を最優先する

歓送迎会の日程調整では、参加人数を最大化することより、まず主役となる方が参加できることを確認します。

20人が参加できても、送り出す本人が参加できなければ送別会として成立しません。

最初に対象者へ確認する

参加者全員に候補日を聞く前に、まず歓迎・送別される方へ予定を確認しておくとスムーズです。

確認したいのは、たとえば次のような内容です。

特に転勤の場合、仕事だけでなく引っ越しの準備が重なることがあります。

本人にとっては歓送迎会も大切ですが、生活の変更を伴う時期です。周囲が善意で予定を詰め込みすぎない配慮も必要だと思います。

全員参加にこだわりすぎない

主役の日程が決まったら、次に参加者の予定を確認します。

ここで難しいのが、「全員が参加できる日」を探そうとして日程がなかなか決まらなくなることです。

少人数の部署なら全員参加の日を探せるかもしれませんが、10人、20人と人数が増えるほど完全一致は難しくなります。

そのため、

という順番にすると整理しやすくなります。

月末や年度末は注意する

3月末や9月末は歓送迎会を開きやすい時期ですが、同時に仕事が忙しくなりやすい時期でもあります。

「歓送迎会の季節だから」という理由だけで月末を選ぶと、参加しにくくなる可能性があります。

最終営業日は避けたほうがよい場合も

3月31日など年度末の最終営業日は、会社によってはかなり忙しくなります。

経理処理、引き継ぎ、取引先への挨拶、荷物の整理などが重なることもあります。

そのため、送別会だからといって必ず最終日に開催する必要はありません。

本人が希望している場合を除けば、最終出勤日の数日前から1〜2週間前に設定するほうが、落ち着いて参加できることがあります。

金曜日が必ず最適とは限らない

飲み会の日程では金曜日を選びたくなりますが、歓送迎会が集中する時期は会場も混みやすくなります。

また、参加者によっては金曜日に家庭の予定や私用が入っている場合もあります。

木曜日や水曜日のほうが参加率が高い職場なら、無理に金曜日にする必要はありません。

翌日の仕事への影響を考えるなら、終了時刻を早めに設定する方法もあります。

他部署の歓送迎会とも重なりやすい

大きな会社では、同じ時期に複数部署で歓送迎会が行われることがあります。

役員や複数部署を兼務している上司が参加する場合は、日程が重ならないか早めに確認したほうが安心です。

会場側から見ても、3月後半や4月前半などは同じ用途の問い合わせが集中しやすい時期です。

日程が決まっている場合は、参加人数が完全に確定するまで会場探しを待つのではなく、ある程度の人数で候補を探し始める方法もあります。

曜日と時間を決める

歓送迎会の日付だけでなく、開始時間と終了時間も参加しやすさに影響します。

仕事後に開催する場合は、会社の終業時刻や会場までの移動時間を考えて決めましょう。

平日の仕事後

会社の歓送迎会では、平日の仕事後に行う形が一般的です。

たとえば終業が18時なら、

などが候補になります。

会社と会場が離れている場合は、移動時間も必要です。18時終業なのに18時10分開始では、参加者が急いで移動することになります。

反対に、開始が遅すぎると終了時刻も遅くなります。

職場の所在地、参加者の帰宅時間、翌日の勤務などを考え、無理のない時間帯を設定しましょう。

ランチ開催という選択肢

歓送迎会は夜に行うものと思われがちですが、必ず夜である必要はありません。

職場の勤務形態や参加者によっては、昼休みやランチタイムを利用する方法もあります。

特に、

といった場合には、ランチ形式も検討できます。

ただし、通常の昼休みだけで開催すると時間が慌ただしくなることもあります。移動時間まで含めて無理がないか確認してください。

土日開催は参加者への確認が必要

職場によっては土日に歓送迎会を行うこともありますが、休日を使うことになるため、平日以上に参加者への配慮が必要です。

会社行事として当然参加するものと決めつけるのではなく、任意参加なのかどうかを明確にしておくとよいでしょう。

休日開催なら、昼から夕方にかけての時間帯にする方法もあります。

日程はいつから決めるか

歓送迎会の日程調整は、直前になるほど選択肢が少なくなります。

人数が多い会ほど、早めに動いたほうが調整しやすくなります。

まず2〜4週間前を目安にする

小規模な歓送迎会なら、開催日の2〜4週間ほど前から日程調整を始めると動きやすいでしょう。

たとえば4月中旬に開催したいなら、3月中旬から下旬には主役の予定を確認し、候補日を出します。

もちろん、急な人事異動などでそれほど準備期間を取れないこともあります。

その場合は、完璧な日程を探すことより、

という基本条件を優先します。

大人数ならさらに早く動く

参加者が多い場合や、人気が集中しやすい金曜日に開催したい場合は、さらに早めに動いたほうがよいでしょう。

20人前後になると、利用できる会場そのものが少なくなることがあります。

反対に5〜10人程度なら、比較的小さな飲食店や貸切スペースなども候補にできるため、選択肢は広くなります。

歓送迎会の開催時期だけでなく、人数によって必要な準備期間が変わることも覚えておくとよいでしょう。

日程の決め方

歓送迎会の幹事になったら、日程、参加者、会場を同時に考える必要があります。

一つずつ順番を決めて進めると整理しやすくなります。

主役から候補日を出す

まず、歓迎される方と送別される方が参加できる日を確認します。

候補日は2〜4日程度あると調整しやすいでしょう。

「4月中ならいつでも大丈夫です」と広く聞くより、

「4月8日、10日、14日の中で参加できない日はありますか」

といった形で確認するほうが回答しやすくなります。

必要な参加者を確認する

次に、上司、直属のチームメンバー、幹事など、できれば参加してほしい人の予定を確認します。

会社全体の会なら役員の予定が重要になる場合もあります。

ここで候補日を2日程度まで絞ります。

一般参加者へ出欠確認する

候補日が絞れたら、参加予定者へ確認します。

人数が多い場合は日程調整ツールや社内チャットの投票機能などを利用すると集計しやすくなります。

回答期限も設定しておきましょう。

期限がないと返信待ちのまま会場予約が遅れ、希望日が埋まってしまうことがあります。

会場の空き状況も並行して確認する

「参加者全員の回答がそろってから会場を探そう」とすると、歓送迎会シーズンには候補が減っている可能性があります。

ある程度日程が絞れた時点で、

を整理して会場を探し始めると安心です。

参加人数は多少前後することがあります。そのため、予約前には人数変更がいつまで可能かも確認しておきましょう。

開催日を決める判断例

歓送迎会の日程には一律の正解がないため、実際の条件を並べて判断することが大切です。

いくつか例を挙げます。

状況	日程の考え方
3月31日退職	3月中旬〜下旬で本人が参加できる日
4月1日入社	4月第1〜3週を中心に検討
4月1日異動で送迎両方あり	両方の対象者が参加できる期間を優先
10月1日付の異動	9月下旬〜10月前半を中心に検討
中途入社	入社後数日〜2週間程度を目安に調整
急な異動	一般的な時期より本人と参加者の予定を優先

たとえば送別対象者の最終出勤日が3月28日、新任者の着任日が3月24日なら、3月24日から28日の間で開催できれば一度にまとめられます。

しかし、その期間に全員が忙しいのであれば、無理に歓送迎会として一つにまとめず、送別と歓迎を分ける選択肢もあります。

形式より、主役が無理なく参加できることを優先するのがよいでしょう。

会場予約も早めに考える

歓送迎会の日程がある程度決まったら、会場探しも進めます。

特に3月から4月の夕方以降は、飲み会や歓送迎会などで利用できる場所を探す人が増えやすいため、希望条件が決まっているほど早めに確認しやすくなります。

会場は人数だけで選ばない

歓送迎会の会場を探すときは、収容人数だけでなく、

なども確認しておきましょう。

歓送迎会では、送られる方や迎えられる方へ挨拶をしてもらう時間を設けることがあります。一般の飲食店で周囲のお客様がいると進行しにくい場合は、個室や貸切のできる場所も候補になります。

少人数なら貸切スペースも候補になる

10人前後の歓送迎会なら、大型の宴会場だけでなく、小規模な飲食店やカフェバーを貸切にする方法もあります。

私が運営している渋谷・桜丘町のスプリングノートも、飲み会や歓送迎会などの貸切利用に対応しています。

通常は5〜15名程度を中心にご案内していて、16〜20名の場合は内容や店内レイアウトを確認したうえで個別に相談いただく形です。

実際に営業しているカフェバーなので、本棚や植物、木のテーブル、カウンターなどがあり、一般的な会議室とは少し違った雰囲気です。歓談を中心に、参加者同士で自然に話せる会にしたい場合には選択肢の一つになります。

一方、大人数の立食パーティーや数十名規模の宴会には向いていません。その場合は、人数に合った宴会場やイベントスペースを探したほうがよいでしょう。

料金や空き状況は利用日時、人数、内容によって変わるため、予約前に最新情報を確認してください。

日程変更に備えておく

歓送迎会は人事異動に合わせて開催するため、予定変更が起きることもあります。

幹事としては、最初から多少の変更を想定しておくと対応しやすくなります。

人数確定日を決める

参加募集をするときは、

「○月○日までに出欠を回答してください」

と期限を決めます。

会場側にも、人数変更ができる期限を確認しておきます。

料理を用意する会場の場合は、直前の人数変更が難しいこともあるため注意が必要です。

二次会を前提にしない

歓送迎会だから長く盛り上がりたいという方もいると思いますが、全員が二次会まで参加できるとは限りません。

まず一次会だけで、

まで完結できるように予定を立てておくと安心です。

二次会は希望者だけという形にすれば、翌日の仕事や家庭の予定がある方も参加しやすくなります。

主役が欠席する場合は延期も検討する

体調不良や急な仕事で主役が参加できなくなることもあります。

通常の飲み会であればそのまま開催する選択肢もありますが、歓送迎会は主役のための会です。

状況によっては延期したほうがよいでしょう。

ただし、退職や転勤で別日に開催できない場合もあります。送別品やメッセージを渡すなど、別の形で気持ちを伝える方法もあります。

歓送迎会の時期のよくある質問

歓送迎会は何月に行うのが一般的ですか？

人事異動や新入社員の入社が多い3月から4月は、歓送迎会が行われやすい時期です。また、10月付の人事異動がある会社では9月から10月に開催されることもあります。

ただし、決まった月に行う必要はありません。中途入社や個別の異動であれば一年中開催できます。

一般的な時期より、対象者の入退社日や異動日を基準に考えるのがおすすめです。

送別会は退職日の前と後のどちらがよいですか？

基本的には、本人が在籍しているうちに開催するほうが自然です。

正式な退職日だけでなく、最終出勤日や有給休暇の予定も確認してください。

最終日は仕事や挨拶で忙しくなることもあるため、1〜2週間程度前から候補を探すと調整しやすくなります。

歓迎会は入社後いつまでに開けばよいですか？

厳密な期限はありませんが、入社や着任から数日〜数週間程度の間に行うと歓迎の意味が伝わりやすいでしょう。

入社直後は研修や手続きで忙しいこともあるため、初日にこだわる必要はありません。

部署への正式配属後に開催する方法もあります。

送る人と迎える人の時期が合わない場合はどうしますか？

一つの歓送迎会にまとめる必要はありません。

在籍期間が重なっていて両方が参加できるなら一度に開催できますが、時期がずれている場合は送別会と歓迎会を別々に開催したほうが自然です。

会の名称よりも、それぞれの対象者が参加できることを優先してください。

歓送迎会の会場はいつ予約すればよいですか？

日程が決まり次第、できるだけ早めに確認するのが安心です。

特に3月後半から4月前半など歓送迎会が増える時期や、金曜日、大人数での開催は候補となる会場が限られることがあります。

参加人数が完全に確定していなくても、予定人数と候補日がある程度決まった段階から会場を探し始めるとよいでしょう。

まとめ

歓送迎会の時期としては3月から4月がよく知られていますが、「何月に開催するか」だけで日程を決める必要はありません。

大切なのは、

を合わせて考えることです。

送別なら異動・退職前、歓迎なら入社・着任後が基本ですが、歓送迎会としてまとめる場合は両方の対象者が参加できる期間を探します。

一般的な歓送迎会シーズンに合わせることより、主役が落ち着いて参加でき、参加者にも無理のない日程を選ぶことのほうが大切です。

日程が決まったら、参加人数や会の雰囲気に合った会場も早めに探しておきましょう。

少人数で会話を中心にした歓送迎会を考えている方であれば、カフェバーや小規模な貸切スペースも選択肢になります。会場ごとの人数、飲食、設備、利用時間を確認しながら、皆さんにとって集まりやすい場所を選んでみてください。

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