こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。
歓送迎会を企画するとき、意外と悩むのが「何時間くらいに設定すればよいのか」という問題です。
短すぎると、料理を食べて少し話しただけで終わってしまいます。一方で、長く設定すれば満足度が上がるとも限りません。仕事帰りの参加者にとっては、終了時刻が遅くなるほど翌日の負担や帰宅時間も気になります。
歓送迎会では、食事、乾杯や挨拶、主役との交流に必要な時間を確保しながら、参加者が無理なく帰れる終了時刻から逆算するのが基本です。
この記事では、歓送迎会の所要時間の目安から、開始・終了時刻の決め方、2時間開催の進行例、長め・短めにする場合の考え方まで順番に説明します。
渋谷で少人数の貸切スペースをお探しの方へ
スプリングノートは、渋谷駅から徒歩約8分の貸切利用できるカフェバーです。
撮影・動画収録、飲み会・パーティー、セミナー・ワークショップ、楽器演奏など、さまざまな用途にご利用いただけます。
- 歓送迎会は何時間くらいがちょうどよいのか
- 90分・2時間・2時間半の違いと向いているケース
- 平日と休日で開始・終了時刻をどう決めるか
- 挨拶や食事、交流を無理なく入れる進行の考え方
歓送迎会は2時間が一つの目安
歓送迎会の時間に絶対的な正解はありませんが、迷った場合は2時間前後を基準に考えると進行を組みやすいです。
2時間あれば、乾杯だけで終わることなく、食事をしながら会話する時間を取り、歓迎される人や送り出される人の挨拶、記念品の贈呈なども比較的無理なく組み込めます。
たとえば120分の場合、次のような配分が考えられます。
| 内容 | 時間の目安 |
|---|---|
| 着席・開会・乾杯 | 10〜15分 |
| 食事・歓談 | 40〜50分 |
| 主役の紹介・企画など | 15〜25分 |
| 歓談・写真・交流 | 20〜30分 |
| 主役の挨拶・締め | 10〜15分 |
もちろん、全員が時計どおりに動くわけではありません。料理の提供状況や参加者の到着時間によって前後するため、数分単位で詰め込むより、多少余白を持たせておくほうが現実的です。
特に歓送迎会では、プログラムそのものよりも、主役と参加者が話せる時間が大切です。
企画をたくさん用意しすぎて、せっかく同じ場所に集まったのに会話する時間がほとんどなかった、という構成は避けたいところです。
歓送迎会の時間を決めるときは、「何を何分やるか」だけでなく、主役が参加者と自然に話せる時間が残っているかを確認してみてください。120分すべてを予定で埋めないことが、落ち着いた会にするポイントです。
90分・2時間・2時間半の違い
参加人数や目的によっては、必ずしも2時間にする必要はありません。歓送迎会でよく検討しやすいのは、90分、120分、150分程度です。
それぞれの違いを整理してみましょう。
90分は少人数の短い会向き
90分程度の歓送迎会は、参加人数が少なく、挨拶や余興をあまり入れない場合に向いています。
たとえば5〜8人ほどで食事をしながら、新しいメンバーを歓迎する程度であれば、90分でも十分な場合があります。
一方、参加人数が多くなると、一人ひとりと会話する時間が不足しやすくなります。
乾杯、食事、送別品の贈呈、主役の挨拶まで行う場合は、90分では少し慌ただしく感じるかもしれません。
短時間にするなら、企画を減らし、食事と交流を中心にするほうがまとまりやすいでしょう。
2時間は最も組み立てやすい
120分は、食事と歓談に加えて、簡単な挨拶やプレゼント贈呈などを組み込みやすい長さです。
たとえば10〜20人程度であれば、
- 開会
- 乾杯
- 食事
- 歓談
- 歓迎・送別の言葉
- プレゼントや花束の贈呈
- 主役の挨拶
- 締め
といった流れを無理なく作りやすくなります。
ただし、人数が増えれば同じ2時間でも交流できる人数は少なくなります。
「2時間あれば何でもできる」と考えるのではなく、主役との交流を優先するなら、ゲームや余興を入れすぎないことも大切です。
2時間半は企画が多い会向き
150分程度を確保すると、歓談に加えて、動画上映、クイズ、メッセージ紹介、記念撮影なども入れやすくなります。
ただし、平日の仕事帰りに2時間半を設定すると、終了時刻が遅くなる可能性があります。
19時開始なら21時30分、19時30分開始なら22時終了です。
そこから移動して帰宅することを考えると、参加者によっては負担になります。
時間を長くする場合は、単に「ゆっくりできるから」という理由ではなく、その時間が本当に必要なのかを考えて決めるとよいでしょう。
終了時刻から逆算して決める
歓送迎会では、開始時刻より先に終了時刻を考えると時間を決めやすくなります。
特に平日の開催では、翌日も仕事がある参加者が多いためです。
参加者全員の生活圏や勤務時間を完璧に合わせることはできませんが、なるべく無理のない終了時刻を設定しましょう。
平日は21時前後を一つの基準にする
仕事帰りの歓送迎会であれば、18時30分〜19時ごろに開始し、20時30分〜21時ごろに終了する形は比較的組みやすいでしょう。
たとえば、
- 18:30〜20:30
- 19:00〜21:00
といった設定です。
勤務先から会場までの移動時間もあるため、「会社が18時までだから18時開始」としてしまうと間に合わない人が出る可能性があります。
勤務終了から30分程度しかない場合は、会場までの距離も確認しておきたいところです。
一方で、19時30分から2時間開催すると終了は21時30分です。参加者の帰宅時間によっては少し遅く感じる人もいるでしょう。
開始時間だけでなく、「終了後に駅へ移動し、電車に乗って帰宅するところまで」を考えると決めやすくなります。
金曜日は遅くなりすぎないよう注意する
金曜日は翌日が休みの人が多いため、ほかの平日より遅めの設定がしやすいことがあります。
ただし、参加者全員が土日休みとは限りません。
また、歓送迎会のシーズンは店や駅周辺が混雑することもあります。
「金曜日だから遅くても大丈夫」と決めつけるのではなく、一次会を適切な時間で締めて、希望者だけ二次会へ移動できる形にすると参加しやすくなります。
休日は昼開催も選択肢になる
休日に行う歓送迎会なら、12時〜14時、13時〜15時など昼間に開催する方法もあります。
昼開催には、夜遅くならないというメリットがあります。
一方で、休日を長時間拘束されることに負担を感じる人もいます。家族との予定や個人の用事がある人もいるため、休日だから長時間にしてよいとは限りません。
休日開催でも、まずは2時間程度を基準に考えるとよいでしょう。
参加者の集合時間も考える
歓送迎会の時間を決める際は、会そのものの時間だけでなく、参加者が実際に集まれる時間を考える必要があります。
全員が同じ職場から一緒に移動するとは限らないからです。
会場までの移動時間を確認する
会社や最寄り駅から会場まで何分かかるのかを確認しておきましょう。
たとえば18時に仕事が終わり、会場まで20分かかるのであれば、18時30分開始でも着替えや業務終了後の準備を考えると余裕は大きくありません。
特に複数の拠点から人が集まる場合は、少し遅めに始めたほうが参加しやすいこともあります。
遅刻者を待ちすぎない
全員がそろうまで乾杯を待っていると、予定全体が後ろへずれることがあります。
仕事の都合で遅れる人があらかじめ分かっている場合は、「開始時刻になったら先に始める」としておく方法もあります。
主役が遅れる場合は別ですが、数人の参加者を待って開始が20〜30分遅れると、終了時刻にも影響します。
会場を借りている場合、終了時刻を自由に延長できるとは限りません。
2時間の進行例
ここでは、19時から21時までの120分で歓送迎会を行う場合を例に考えてみます。
企画を詰め込みすぎず、食事と会話を中心にした構成です。
19:00 開会・乾杯
参加者が着席したら、幹事が簡単に開会を案内します。
続いて乾杯の挨拶をお願いしている人へ進行を渡します。
この部分は10分程度で十分です。
乾杯前の挨拶が長くなりすぎると料理を待つ時間が長くなるため、事前に「短めでお願いします」と伝えておくと進行しやすくなります。
19:10 食事と歓談
乾杯後は、しばらく食事と歓談の時間を取ります。
開始直後から企画や挨拶を続けるより、まず参加者が料理や飲み物を楽しめる時間を作ったほうが落ち着きます。
歓送迎会では、この時間に主役の周囲へ人が自然に集まりやすくなります。
席を固定しすぎず、可能な会場であれば途中で移動できるようにしておくのもよいでしょう。
19:50 歓迎・送別の企画
40分ほど経ったところで、主役に関する企画やメッセージ紹介などを行います。
プレゼントや花束を渡す場合も、この時間帯に入れやすいでしょう。
ただし、企画は15〜20分程度にまとめるのがおすすめです。
ゲーム、動画、メッセージ紹介をすべて入れると時間を使いやすいため、主役や参加者に合うものを1つか2つに絞ったほうが進行は安定します。
20:10 再び歓談
企画が終わったら、再び自由に話せる時間を取ります。
実際には、ここが歓送迎会の中でも大切な時間です。
送り出される人へ個別に声をかけたり、新しく入った人と話したり、記念写真を撮ったりできます。
「最後に時間が余ったら歓談」と考えるのではなく、最初から20〜30分程度は確保しておくとよいでしょう。
20:45 主役の挨拶と締め
終了15分前くらいから、主役の挨拶や締めに入ります。
主役が複数いる場合は少し早めに始めます。
最後に集合写真を撮る場合も、終了時刻ぎりぎりにならないよう注意してください。
21時が会場の退出時刻なら、21時に締めの挨拶を始めるのではなく、20時50分ごろには会としての進行を終えるほうが安全です。
予約時間と宴会時間は分けて考える
貸切会場を使うときに特に注意したいのが、「歓送迎会が2時間だから、会場も2時間だけ予約すればよい」とは限らないことです。
会場によって、準備や片付けを利用時間に含むかどうかが異なります。
幹事の準備時間を確認する
受付、席札、プレゼントの準備、パソコンやモニターの確認などがある場合、参加者より早く幹事が入室したいことがあります。
たとえば19時開会なら、18時30分ごろから準備したいケースもあるでしょう。
その30分が予約時間に含まれるのか、事前入室できるのかは会場によって異なります。
特に映像上映やマイクを使う場合は、本番直前ではなく事前に動作確認できる時間を取ると安心です。
終了後の片付け時間も必要
会が終わった後には、忘れ物の確認やゴミの整理、荷物の回収などがあります。
持ち込み飲食をしている場合や装飾をしている場合は、さらに時間が必要です。
利用終了時刻が21時なら、21時まで宴会を続けてよいのか、21時までに完全退出する必要があるのかを確認してください。
ここを勘違いすると、最後だけ慌ただしくなってしまいます。
貸切会場を予約するときは、「参加者が滞在する2時間」と「会場を借りる時間」を分けて考えてください。受付、準備、片付けまで利用時間に含まれる会場なら、その分を前後に確保しておくと安心です。
長時間にすればよいとは限らない
歓送迎会は、長時間開催すれば交流が深まるとは限りません。
むしろ後半になるほど疲れる人が増え、会話の相手も固定されやすくなります。
3時間開催は目的を確認する
3時間程度の歓送迎会が合うケースもあります。
たとえば、
- 昼間にゆっくり交流したい
- 参加人数が多い
- 演奏や発表がある
- 動画上映や複数の企画がある
- 着席中心ではなく自由に交流するパーティー形式
といった場合です。
ただし、通常の食事中心の歓送迎会で3時間取る必要があるかは、一度考えてみるとよいでしょう。
予定が少ないまま3時間にすると、後半に間延びすることもあります。
二次会と分ける方法もある
もっと話したい人が多そうな場合でも、一次会自体を長くする必要はありません。
一次会を2時間で終了し、その後は希望者だけ二次会へ行く形にすれば、早く帰りたい人も参加しやすくなります。
特に会社関係の歓送迎会では、「長時間参加するのが当然」という雰囲気を作らないことも大切です。
一次会だけでも十分に歓迎や送別の気持ちが伝わる構成にしておきましょう。
少人数なら時間の使い方も変わる
5〜10人程度の歓送迎会では、大人数の宴会とは時間の使い方が変わります。
全員が同じ会話に参加しやすいため、形式的な進行を細かく作らなくても成立しやすいからです。
企画を減らして会話を増やす
少人数の場合、司会が次々とプログラムを進めるより、食事をしながら自然に会話する形が合うことがあります。
乾杯と最後の挨拶だけ決めて、途中は自由に話すという構成でも十分です。
主役との距離も近いため、大掛かりなゲームを入れなくても交流しやすいでしょう。
貸切なら周囲を気にせず話しやすい
少人数の歓送迎会では、一般的な飲食店の大きな宴会スペースでは広すぎることがあります。
一方、通常営業中の店では周囲のお客様への配慮が必要です。
そのため、少人数でも貸切にできる会場は選択肢の一つです。
スプリングノートでも、通常は5〜15名程度を中心に貸切利用をご案内しています。実際に営業しているカフェバーなので、本棚や植物、木のテーブル、カウンターなどがある落ち着いた空間で、飲み会や歓送迎会にも利用できます。
貸切利用は10時から23時まで対応しており、昼の開催も可能です。
一方で、16〜20名の場合は利用内容やレイアウトの確認が必要です。また、さらに大人数の立食パーティーなどを考えている場合は、より広い会場のほうが適していることもあります。
歓送迎会の人数、開催時間、飲食内容などを踏まえて会場を選んでください。利用を検討する場合は、公式サイトの歓送迎会・パーティー向け貸切案内から、最新の空き状況や料金を確認できます。
時間を決めるときの確認事項
最後に、幹事が歓送迎会の時間を決める際に確認しておきたいポイントを整理します。
時間だけ先に決めるのではなく、参加者と会場の条件を合わせて考えることが大切です。
主役の予定
まず確認したいのは、歓迎される人・送り出される人の予定です。
特に送別会では、退職前の引き継ぎや最終出勤日などで忙しい場合があります。
主役が無理なく参加できる開始時間を優先しましょう。
参加者の勤務終了時間
参加者の勤務時間が異なる場合は、一番早い人に合わせるのではなく、多くの人が無理なく到着できる時間を考えます。
18時終業の人が多ければ、18時30分〜19時ごろが候補になるでしょう。
最寄り駅からの距離
駅から会場まで10分かかる場合は、その時間も含めます。
初めて行く場所では、実際の徒歩時間より余裕を見たほうが安心です。
終了後の帰宅時間
終了時刻だけでなく、そこから自宅まで何分かかるかも考えます。
21時終了なら問題なくても、22時終了になると負担が大きくなる人がいるかもしれません。
会場の利用可能時間
貸切スペースでは、開始時間と終了時間が予約枠として決められています。
延長可能か、準備時間は含まれるか、完全退出時刻は何時かなどを確認しておきましょう。
歓送迎会の時間は、次の順番で考えると整理しやすくなります。
- 無理なく帰れる終了時刻を決める
平日なら翌日の仕事や帰宅時間も考慮します - 歓送迎会に必要な時間を決める
迷ったら120分程度を基準にします - 終了時刻から開始時刻を逆算する
21時終了・120分なら19時開始です - 会場までの移動時間を確認する
勤務終了直後に無理なく到着できるか確認します - 準備・片付けを含む予約時間を確認する
宴会時間と会場利用時間が同じとは限らないためです
この順番で考えると、「とりあえず19時開始」にするより、参加者にとって無理のない予定を組みやすくなります。
歓送迎会の時間のよくある質問
- 歓送迎会は何時間が一般的ですか？
-
迷った場合は、2時間前後を一つの目安にすると進行を組みやすいでしょう。
食事、歓談、乾杯、主役の挨拶などを入れても比較的余裕があります。
ただし、少人数で食事と会話が中心なら90分程度でも成立します。企画が多い場合や参加人数が多い場合は2時間半程度を検討してもよいでしょう。
- 平日の歓送迎会は何時開始がよいですか？
-
勤務時間や会場までの移動時間によりますが、18時30分〜19時ごろは検討しやすい時間帯です。
18時終業の場合でも、会場への移動時間があるため、18時開始では間に合わない参加者が出る可能性があります。
開始時刻だけでなく、21時前後など無理のない終了時刻から逆算する方法がおすすめです。
- 歓送迎会を3時間にすると長すぎますか？
-
必ずしも長すぎるわけではありませんが、食事と挨拶が中心なら3時間必要かどうかは検討したほうがよいでしょう。
演奏、動画上映、ゲームなど複数の企画がある場合や、休日の昼間にゆっくり交流する場合には3時間が合うこともあります。
単に長く話したいという理由なら、一次会を2時間で締め、希望者だけ二次会へ行く方法もあります。
- 2時間の歓送迎会で余興は何分くらいにすればよいですか？
-
一つの目安として、15〜20分程度にまとめると食事や歓談の時間を残しやすくなります。
複数の余興を続けると、主役と直接話す時間が少なくなります。
歓送迎会では余興そのものが目的ではないため、交流時間とのバランスを優先してください。
- 会場は歓送迎会の時間ぴったりで予約してよいですか？
-
準備や片付けを利用時間に含む会場では、宴会時間より長めの予約が必要になることがあります。
たとえば19時〜21時の歓送迎会でも、18時30分から準備をしたい場合や、21時までに完全退出する必要がある場合は、予約枠を別途考えなければなりません。
入室可能時刻、完全退出時刻、延長条件を予約前に確認しておきましょう。
まとめ
歓送迎会の時間は、迷ったら2時間前後を基準に考えると組み立てやすいでしょう。
ただし、大切なのは「2時間にすること」そのものではありません。
食事、乾杯、挨拶、主役との交流に必要な時間を確保しながら、参加者が負担なく帰れる終了時刻を考えることが大切です。
平日の仕事帰りなら、まず21時前後などの終了時刻を考え、そこから120分を逆算して開始時刻を決める方法があります。
少人数で食事と会話が中心なら90分程度、企画が多い場合は2時間半程度というように、内容に合わせて調整してもよいでしょう。
そして、貸切会場を利用する場合は、歓送迎会そのものの時間だけでなく、幹事の準備、受付、片付けを含めた利用時間も確認してください。
長ければ楽しい会になるとは限りません。
予定を詰め込みすぎず、主役と参加者が落ち着いて話せる時間を残すこと。そのうえで、気持ちよく集まり、気持ちよく帰れる時間に設定するのが、歓送迎会を組み立てるうえで大切なポイントです。