歓送迎会の司会進行を完全ガイド！流れ・進行表・使える例文を紹介

こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。

歓送迎会の司会を任されると、「最初に何を言えばいいのか」「乾杯や挨拶はどの順番なのか」「時間が押したらどうすればいいのか」と迷う方も多いと思います。

ただ、司会に求められるのは、テレビ番組のように場を盛り上げ続けることではありません。主役となる迎えられる方・送り出される方を中心に、参加者が迷わないよう案内し、予定した時間に沿って会を進めることが一番大切です。

当日の流れをまとめた進行表と、要所だけを書いた短い司会台本を事前に用意しておけば、初めてでもかなり落ち着いて進行できます。

この記事では、会社などで行う歓送迎会を想定しながら、司会進行の基本的な流れや時間配分、実際に使いやすい例文まで順番に紹介します。

歓送迎会の司会の役割

歓送迎会の司会は、会全体を仕切るというより、参加者に次の行動を案内しながら、主役が気持ちよく参加できる流れをつくる役目です。

特に意識したいのは、次の3点です。

司会本人が長く話す必要はありません。

むしろ司会の言葉は短くし、主役や挨拶をする方、参加者同士の会話に時間を使えるほうが、歓送迎会としては自然です。

たとえば、乾杯をお願いするときも、司会が長い前置きをする必要はありません。

「それでは乾杯に移ります。乾杯のご発声は〇〇部長にお願いいたします」

これだけでも十分に進行できます。

当日までに確認すること

歓送迎会の司会進行は、当日よりも事前準備でかなり決まります。進行表を作る前に、誰が何を担当するのか整理しておきましょう。

主役の人数と立場

まず確認したいのが、歓迎する方と送別する方です。

など、歓送迎会によって対象者は変わります。

複数人いる場合は、氏名だけでなく、所属や紹介する順番も確認しておくと安心です。

名前や部署名を間違えると、その場で修正が必要になります。司会用の進行表には、読み方まで含めて正確に書いておきましょう。

挨拶をお願いする人

一般的には、次のような役割があります。

すべてを別の人にお願いする必要はありません。参加人数や会社の雰囲気によっては、開会挨拶と乾杯を同じ方にお願いすることもあります。

大切なのは、当日になってから突然指名しないことです。

挨拶をお願いする方には、事前に役割とおおよその持ち時間を伝えておきましょう。

プレゼントや花束の有無

送別する方へ花束や記念品を渡す場合は、誰が渡すのかも決めます。

「プレゼント贈呈」とだけ進行表に書いてあると、当日になって「誰が持っているのか」「誰が渡すのか」で止まることがあります。

まで決めておくとスムーズです。

会場の設備

マイクやモニターを使う場合は、使える状態になっているか確認します。

特に人数が多い会場では、マイクなしでは司会の案内が後ろまで聞こえないことがあります。

反対に10人程度の小さな歓送迎会なら、マイクを使わないほうが自然な場合もあります。

会場の広さや参加人数に合わせて判断してください。

歓送迎会の基本的な流れ

歓送迎会の進行には決まった法律や絶対的な形式があるわけではありませんが、会社の会であれば、おおむね次のような順番にすると進めやすくなります。

歓迎する方だけの場合や送別する方だけの場合は、不要な項目を省けば問題ありません。

また、集合写真を撮影する場合は、最後に入れる方法と、歓談の途中に入れる方法があります。

終了間際まで飲食を続ける会では、最後に全員を集めるのが難しくなることもあります。写真を確実に撮りたい場合は、参加者がそろっている早めの時間に設定する方法もあります。

歓送迎会の進行表例

歓送迎会では、開始時刻から終了時刻までを一覧にした進行表があると、司会だけでなく幹事も動きやすくなります。

ここでは18時30分開始、20時30分終了の120分を例にします。

時間	内容	目安
18:15	受付開始	15分
18:30	開会・司会挨拶	2分
18:32	開会挨拶	5分
18:37	乾杯	3分
18:40	歓談・食事	35分
19:15	歓迎・送別の挨拶	15分
19:30	記念品・花束贈呈	5分
19:35	主役からの挨拶	10分
19:45	歓談	30分
20:15	締めの挨拶	5分
20:20	集合写真・案内	5分
20:25	閉会案内	5分
20:30	終了	–

時間配分は参加人数によって調整してください。

特に主役が複数いる場合は、一人ずつ挨拶するだけでも時間がかかります。

たとえば主役が5人いて、一人3分ずつ話せば15分です。司会の紹介や拍手、移動時間を含めれば20分程度を見ておいたほうが安心です。

反対に主役が1人だけであれば、その分を歓談時間へ回せます。

進行表を作るポイント

進行表は予定を並べるだけではなく、「どこまで時間が延びても大丈夫か」が分かるように作ると実用的です。

終了時間から逆算する

最初に決めるべきなのは終了時刻です。

たとえば20時30分に会場を退出する必要があるなら、20時30分までプログラムを入れてはいけません。

会場によっては、終了後に忘れ物確認や片付け、会計が必要になります。

そのため20時30分退出なら、

というように余裕を持たせます。

歓談時間を調整枠にする

司会進行で時間調整しやすいのが歓談です。

挨拶が予定より10分長くなった場合、次の式次第をすべて10分ずつ後ろへずらすのではなく、後半の歓談を10分短くすれば終了時刻を守れます。

そのため、進行表には最初からある程度まとまった歓談時間を入れておくと便利です。

挨拶時間を事前に伝える

「一言お願いします」とだけ依頼すると、人によって想像する長さが違います。

1分程度と思う方もいれば、10分ほど話す方もいます。

「3分程度でお願いします」など、おおよその時間を事前に伝えておくと進行が安定します。

司会進行の台本と例文

ここからは、実際の歓送迎会で使いやすい司会進行の例文を紹介します。

会社名や役職、会の雰囲気に合わせて調整してください。

開会の例文

開始時刻になったら、参加者へ注目してもらいます。

「皆さま、本日はお集まりいただきありがとうございます。ただいまより、〇〇さんの歓迎会ならびに〇〇さんの送別会を始めます。本日の司会を務めます〇〇です。どうぞよろしくお願いいたします。」

複数人いる場合は全員の名前を読み上げてもよいですが、人数が多ければ、

「本日は新しく加わった皆さんの歓迎と、異動される皆さんの送別を兼ねた歓送迎会です」

と簡潔にまとめる方法もあります。

開会挨拶へのつなぎ方

「それでは最初に、〇〇部長よりご挨拶をいただきます。〇〇部長、よろしくお願いいたします。」

挨拶が終わったら、

「〇〇部長、ありがとうございました。」

と受けて次へ進みます。

司会が挨拶の内容を要約したり、感想を付け加えたりする必要はありません。

乾杯の例文

「続きまして、乾杯に移ります。乾杯のご発声は〇〇課長にお願いいたします。皆さま、お手元のお飲み物をご準備ください。それでは〇〇課長、よろしくお願いいたします。」

乾杯後は、

「〇〇課長、ありがとうございました。それでは皆さま、どうぞお食事とご歓談をお楽しみください。」

と案内すれば歓談へ移れます。

歓談終了の案内

歓談から次のプログラムへ移るときは、いきなり話し始めても聞いてもらえないことがあります。

「皆さま、ご歓談中のところ失礼いたします。ここからは、歓迎・送別の皆さんからご挨拶をいただきたいと思います。」

と一度区切ると自然です。

店内がにぎやかな場合は、少し間を置き、参加者の視線が集まってから次の説明を始めます。

主役を紹介する例文

歓迎する方の場合は、

「まずは、このたび〇〇部へ着任された〇〇さんから一言いただきたいと思います。〇〇さん、よろしくお願いいたします。」

送別する方の場合は、

「続きまして、このたび〇〇部へ異動される〇〇さんからご挨拶をいただきます。〇〇さん、よろしくお願いいたします。」

と簡潔に紹介します。

主役の経歴を詳しく説明する役割が別にあるなら、司会が重ねて長く紹介する必要はありません。

花束・記念品贈呈の例文

「ここで、これまでの感謝の気持ちを込めて、〇〇さんへ記念品をお渡ししたいと思います。贈呈は〇〇さんにお願いいたします。」

渡し終わったら、

「ありがとうございました。皆さま、今一度大きな拍手をお願いいたします。」

と案内すると場面を締めやすくなります。

締めの挨拶へのつなぎ方

終了予定時刻が近づいたら、

「楽しい時間も残りわずかとなりました。名残惜しいところではありますが、そろそろお開きの時間となります。最後に〇〇部長より締めのご挨拶をお願いいたします。」

と案内します。

締めの挨拶が終わったら、

「〇〇部長、ありがとうございました。」

と受け、閉会へ進みます。

閉会の例文

「以上をもちまして、本日の歓送迎会をお開きとさせていただきます。皆さま、本日はありがとうございました。お忘れ物のないようお気をつけてお帰りください。」

二次会がある場合は、このタイミングで案内します。

「この後、二次会へ参加される方は〇〇に集合をお願いいたします。」

など、必要な情報だけ伝えましょう。

時間が押したときの対応

歓送迎会では、予定通り進まないことも珍しくありません。挨拶や歓談が盛り上がれば、数分から十数分程度ずれる可能性があります。

そんなときも、司会が焦って参加者を急かす必要はありません。

まず、「絶対に削れないもの」と「短くできるもの」を分けます。

削りにくいのは、

などです。

一方で調整しやすいのは、

です。

たとえば10分押しているなら、司会の紹介を短くし、後半の歓談を10分短縮する方法があります。

時間調整の声かけ

長く話している方の挨拶を司会が途中で止めるのは、できれば避けたいところです。

そのため、事前に持ち時間をお願いしておくことが重要になります。

それでも全体が押している場合は、その後の司会進行を短くします。

たとえば、

「続きまして、〇〇さんからご挨拶をいただきます。〇〇さん、お願いいたします。」

とだけ言えば十分です。

予定していた詳しい紹介は省略できます。

会場の利用終了時刻が決まっている場合は、歓送迎会の閉会時刻と会場退出時刻を同じにしないよう注意してください。終了後の会計、忘れ物確認、片付けなどを考え、余裕のある進行表にしておきましょう。

司会が困ったときの対処法

進行表を用意していても、当日は予想外のことが起こる可能性があります。よくある場面への対応を決めておくと慌てにくくなります。

挨拶する人がまだ来ていない

乾杯や挨拶をお願いしている方が遅れている場合は、無理に予定通り進めず、歓談など順番を入れ替えます。

たとえば、

「予定を一部変更しまして、先に皆さまにご歓談いただきたいと思います。」

と案内すれば十分です。

参加者へ遅刻の事情を細かく説明する必要はありません。

主役が席を外している

主役の挨拶や記念品贈呈の直前に本人が席を外している場合もあります。

その場合は、司会だけで進めず、幹事や近くの人に戻ってもらえるか確認します。

それまで歓談を続けるなど、数分調整すれば問題ありません。

会話が盛り上がって静かにならない

参加者が会話している状態では、司会が話し始めても気づかれないことがあります。

マイクがあるなら、

「皆さま、ご歓談中のところ失礼いたします。」

と一度案内し、少し待ってから次へ進みます。

少人数なら、無理に大声を出さず、近くの参加者へ声をかけながら注目してもらう方法でも十分です。

少人数の歓送迎会の司会

5〜10人程度の少人数の歓送迎会では、大人数向けの司会進行をそのまま使うと、かえって堅苦しく感じることがあります。

小さな会なら、司会は進行役というより次の流れを案内する幹事役に近くなります。

たとえば開会も、

「皆さんそろいましたので、そろそろ始めたいと思います。本日は〇〇さんの歓迎と〇〇さんの送別を兼ねた会です。よろしくお願いします。」

くらいでも自然です。

乾杯についても、

「では最初に、〇〇さんから一言いただいて、そのまま乾杯をお願いしたいと思います。」

とまとめられます。

参加人数が少なければ、全員から一言ずつ話してもらう方法もあります。

10人で一人1分なら約10分なので、比較的取り入れやすいでしょう。

一方、20人で全員が2分ずつ話せば、それだけで40分必要になります。人数が増えるほど、発言者をあらかじめ決めたほうが進行しやすくなります。

少人数の歓送迎会では、司会者自身が目立つより、主役と参加者が会話できる時間を確保することを意識するとよいでしょう。

会場選びも進行に影響する

歓送迎会の司会進行は、会場の広さやレイアウトによっても変わります。

たとえば20〜30人以上の会場では、マイクや司会位置を考える必要があります。一方、10人前後の小規模な会なら、全員の顔が見える配置のほうが会話しやすく、形式ばった進行も減らせます。

予約前には、次の点を確認しておくと安心です。

私が運営している渋谷・桜丘町のスプリングノートでも、飲み会や歓送迎会などの貸切利用に対応しています。

通常は5〜15名程度の利用を中心にご案内しており、一般的な宴会場というより、本棚や植物、木のテーブル、カウンターなどがあるカフェバーの空間で、参加者同士が会話しやすい少人数の会に向いています。

16〜20名での利用は内容やレイアウトによって確認が必要ですので、大人数の立食パーティーなどを考えている場合は、最初から広い宴会場を選んだほうがよい場合もあります。

会場を選ぶときは、「何人入れるか」だけではなく、どのような歓送迎会にしたいのかから考えてみてください。

司会が当日持っておくもの

司会は、当日の情報を一つにまとめて持っておくと安心です。

最低限、次の内容を確認できるようにしておきましょう。

司会台本は、A4用紙1〜2枚程度でも十分です。

すべてのセリフを書くより、

18:30 開会 → 開会挨拶〇〇部長 → 乾杯〇〇課長

のように、次に誰へ振るかが一目で分かる形にすると実用的です。

スマートフォンだけで管理する方法もありますが、司会中に画面が消えたり、通知が表示されたりすることがあります。紙の進行表を一枚用意しておく方法も安心です。

歓送迎会の司会のよくある質問

歓送迎会の司会は誰がやるのがよいですか？

一般的には幹事本人、または参加者の中から進行しやすい方が担当します。

必ず役職者が担当する必要はありません。むしろ主役や挨拶をする上司とは別の人が司会を担当したほうが、全体の進行を管理しやすくなります。

大人数の場合は、司会と幹事を分ける方法もあります。幹事が会場対応や受付を担当し、別の人がマイクを持って進行すると役割を分担できます。

歓送迎会の司会台本は全部読むべきですか？

全文をそのまま読む必要はありません。

開会や乾杯へのつなぎ、締めなど、失敗したくない部分だけ文章にしておき、歓談中の案内などは要点だけメモしておく方法がおすすめです。

台本を読み続けるより、参加者の様子を見ながら話したほうが自然な進行になります。

乾杯と主役の挨拶はどちらが先ですか？

一般的には、開会挨拶のあとに乾杯を行い、しばらく歓談してから主役の挨拶を入れる流れが進めやすいです。

最初から挨拶が続くと参加者が食事や飲み物に手を付けられないため、乾杯を早めに行うと会が動きやすくなります。

ただし、会社の慣例や参加者構成によって順番を変更しても問題ありません。

歓送迎会は何分くらいが一般的ですか？

会の内容によりますが、会社の歓送迎会では90分から120分程度に設定すると、乾杯、歓談、主役の挨拶、締めまで入れやすくなります。

ただし、人数が多いほど挨拶や移動に時間がかかります。

主役が複数いる場合や余興を行う場合は、必要な時間を一つずつ積み上げて全体時間を決めるほうが確実です。

少人数でも司会は必要ですか？

必ずしも専任の司会を置く必要はありません。

5〜10人程度なら、幹事が「それでは始めます」「次に〇〇さんから一言お願いします」と案内するだけでも十分です。

少人数の会ほど、形式的な進行より自然な会話を優先したほうが雰囲気に合うことがあります。ただし、乾杯や主役の挨拶など、最低限の順番は事前に決めておくとスムーズです。

まとめ

歓送迎会の司会進行で大切なのは、上手な話術で場を盛り上げることではありません。

主役を中心にしながら、参加者へ次の流れを案内し、予定した終了時刻まで無理なく会を進めることが司会の役割です。

基本的な流れは、

と考えておけば整理しやすくなります。

あとは、参加人数や主役の人数、会社の雰囲気に合わせて不要なものを省いたり、順番を調整したりすれば大丈夫です。

そして当日は、立派な司会台本よりも、誰が・いつ・何をするのか分かる進行表のほうが役に立ちます。

開始から終了までの時間を決め、挨拶担当者と持ち時間を事前に確認しておけば、初めての司会でも落ち着いて進めやすくなります。

主役の皆さんが気持ちよく迎えられ、送り出される時間になることを一番に考えながら、シンプルな進行を心がけてみてください。

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