こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。
春の異動や入社の時期になると、「歓送迎会」と「歓送別会」という言葉を目にすることがあります。
どちらも、これから仲間になる人を迎えたり、職場やグループを離れる人を送り出したりする会として使われる言葉です。そのため、「意味は同じなのか」「案内メールにはどちらを書けばよいのか」と迷う方もいるでしょう。
結論からいうと、歓送迎会と歓送別会は、実際にはどちらも歓迎と送別を兼ねた会を表す言葉として使われます。名称だけで厳密に分けようとするより、「誰を迎えるのか」「誰を送り出すのか」が参加者にきちんと伝わることのほうが大切です。
この記事では、それぞれの意味や言葉の組み立てを整理しながら、会社の案内や会場予約ではどのように使い分ければよいのかを分かりやすく説明します。
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- 歓送迎会と歓送別会の意味の違い
- 歓迎会・送別会との使い分け
- 案内メールや社内告知で迷わない考え方
- 会の名称を決めるときに確認したいポイント
歓送迎会と歓送別会の違い
歓送迎会と歓送別会は、言葉の組み合わせ方が少し違いますが、開催する会の内容としては大きく重なる場合があります。
「歓送迎会」は、一般に歓迎と送別を一つの会で行う集まりを指します。
たとえば、4月の人事異動で新しく部署へ来る人がいる一方、別の部署へ異動する人もいる場合、それぞれの歓迎会と送別会を別の日に開催せず、一度に行う形です。
一方、「歓送別会」という名称も、歓迎する人と送り出す人がいる会を示す言葉として使われています。
つまり、
- 歓送迎会
- 歓送別会
という二つの言葉について、「片方は歓迎中心、もう片方は送別中心」と必ず区別しなければならないわけではありません。
実際の会の目的が、新しく加わる人を迎え、離れる人を送り出すことであれば、どちらの名称でも参加者にはおおむね意味が伝わります。
ただし、社内文書や案内状を作るときは、一つの組織内で表記をそろえたほうが分かりやすいでしょう。
会の名前だけで内容を伝えようとせず、「○○さんの歓迎と△△さんの送別を兼ねて開催します」のように対象者を明記すると、参加者の認識違いを防ぎやすくなります。
歓送迎会とは
歓送迎会は、「歓迎」と「送別」の両方を目的として開催する会です。
職場では、入社、異動、転勤、退職など、人の入れ替わりが同じ時期に重なることがあります。
たとえば、
- 新入社員が入ってくる
- 他部署から新しいメンバーが異動してくる
- 同じ部署の人が別部署へ異動する
- 転勤する人がいる
- 退職する人がいる
といった状況です。
こうしたときに、歓迎会と送別会をそれぞれ別に開催すると、参加者の日程調整や幹事の準備が二度必要になります。
そこで、歓迎と送別を一つの会にまとめたものが歓送迎会です。
歓迎と送別を同時に行う
歓送迎会では、「これからよろしくお願いします」という歓迎の気持ちと、「これまでありがとうございました」という送別の気持ちを、一つの時間の中で表します。
そのため、単純な飲み会とは少し目的が異なります。
参加者同士の交流だけでなく、歓迎される人と送り出される人、それぞれが会の主役になることを意識して進行を考える必要があります。
たとえば挨拶を行う場合でも、新しく加わる人だけ紹介して、異動・退職する人への言葉がほとんどないと、送別の意味が薄くなってしまいます。
反対に、退職者への挨拶ばかりが続き、新しく加わる人が紹介されなければ、歓迎会としては分かりにくくなります。
歓迎と送別の両方が伝わる構成にすることが、歓送迎会では大切です。
春だけに行う会ではない
歓送迎会というと3月や4月を思い浮かべる方も多いかもしれませんが、開催時期に決まりがあるわけではありません。
人事異動、転職、部署変更、新しいプロジェクトへの参加など、人の出入りがあれば年間を通して開催できます。
会社以外でも、
- サークル
- PTAや地域団体
- スポーツチーム
- 趣味のグループ
- 各種コミュニティ
などで、人の入れ替わりに合わせて歓送迎会を開くことがあります。
歓送別会とは
歓送別会も、歓迎と送別を一緒に行う会を示す言葉として使われます。
「歓送別」という言葉だけを見ると少し珍しく感じる方もいるかもしれませんが、実際には「歓迎」と「送別」を組み合わせた名称として理解できます。
そのため、案内に「歓送別会」と書かれていても、
「送別だけを行う会なのだろうか」
と考える必要はありません。
新しく参加する人と、離れる人の両方が対象になっている場合があります。
名称だけで目的を判断しない
ここで注意したいのは、「歓送別会」という言葉の中に「送別」がそのまま含まれているため、送別が中心の会のように見えることです。
しかし、会の実際の目的は主催者によって異なります。
たとえば案内文に、
「○○さんのご入社と△△さんのご退職に伴い、歓送別会を開催します」
と書かれていれば、歓迎と送別を兼ねた会であることは明確です。
逆に「歓送迎会」と書かれていても、誰が対象なのか分からなければ、参加者には会の内容が十分伝わりません。
名称そのものより、案内文の中で対象者と目的を具体的に示すことを優先するとよいでしょう。
歓迎会・送別会との違い
歓送迎会と歓送別会の意味を理解するには、歓迎会と送別会を分けて考えると分かりやすくなります。
それぞれの違いを整理すると、次のようになります。
| 名称 | 主な目的 | 対象となる人 |
|---|---|---|
| 歓迎会 | 新しい人を迎える | 入社・異動・加入した人など |
| 送別会 | 離れる人を送り出す | 退職・転勤・異動する人など |
| 歓送迎会 | 歓迎と送別を同時に行う | 新しく来る人と離れる人 |
| 歓送別会 | 歓迎と送別を同時に行う名称として使われる | 新しく来る人と離れる人 |
歓迎する人だけがいるのであれば、無理に「歓送迎会」とする必要はありません。
「新入社員歓迎会」「○○さん歓迎会」など、歓迎会としたほうが目的が明確です。
反対に、退職者や転勤者だけを送り出すのであれば、「送別会」「○○さん送別会」とするほうが自然でしょう。
両方いる場合に一つの会へまとめる
新しく来る人と離れる人が同じ時期にいる場合は、歓迎会と送別会を一つにまとめる選択肢があります。
たとえば、
「4月1日に新しい社員が入社し、3月末で別の社員が退職する」
という場合です。
それぞれ別の日程で会を開催することもできますが、参加者がほぼ同じなら、一度の歓送迎会として開催する方法もあります。
幹事としては、
- 参加者の日程調整
- 会場予約
- 出欠確認
- 会費の管理
- 挨拶の依頼
- 飲食の手配
などをまとめて進められるメリットがあります。
ただし、歓迎される人と送り出される人の人数が多い場合は、全員に十分な時間を取れなくなることもあります。
その場合は、必ずしも一つの会にまとめる必要はありません。
どちらの言葉を使えばよいか
「歓送迎会」と「歓送別会」のどちらを使うべきか迷った場合は、厳密な言葉の違いを探すより、参加者に伝わりやすい表現を選ぶとよいでしょう。
特に会社や団体では、過去の案内や組織内の慣例に合わせる方法が分かりやすいです。
社内の表記に合わせる
前年まで「歓送迎会」と案内している会社であれば、特別な理由がなければ同じ名称を使うと混乱がありません。
部署によって、
「歓送迎会」 「歓送別会」
という表現が混在している場合は、どちらかに統一してもよいでしょう。
ただし、名称を統一すること自体が目的にならないようにしてください。
大切なのは、会の内容が参加者に正確に伝わることです。
対象者をタイトルに入れる
誰を迎え、誰を送り出すのかをより分かりやすくしたい場合は、名称だけに頼らない方法があります。
たとえば、
- 新入社員歓迎・退職者送別会
- ○○さん歓迎・△△さん送別会
- 春季異動に伴う歓送迎会
- 新メンバー歓迎・異動者送別会
といった書き方です。
少し長くなりますが、「自分は参加すべき会なのか」「誰のための会なのか」が分かりやすくなります。
特に参加人数が多い会社や、複数部署が参加する会では有効です。
案内メールでの書き方
歓送迎会の案内メールでは、名称よりも開催目的、対象者、日時などの情報を整理して伝えることが重要です。
少なくとも次の内容を明記しておくと、参加者が判断しやすくなります。
- 歓迎される人
- 送り出される人
- 開催日時
- 会場
- 会費
- 出欠回答の期限
- 幹事・問い合わせ先
たとえば件名は、
「○○さん歓迎・△△さん送別を兼ねた歓送迎会のお知らせ」
のようにすると、内容が一目で伝わります。
本文でも、
「このたび○○さんが当部署へ着任され、△△さんが異動されることになりました。つきましては、歓迎と送別を兼ねて歓送迎会を開催します」
というように目的を説明すれば、「歓送迎会」「歓送別会」の言葉の違いを気にする必要はほとんどありません。
会の名前を決めるポイント
名称に迷ったときは、「正しい言葉はどちらか」だけでなく、参加者が会の目的を理解できるかという視点で考えてみてください。
私は貸切スペースを運営していますが、会場を探す段階でも、会の目的が明確になっていると必要な条件を整理しやすくなります。
誰が主役なのかを確認する
最初に、
「誰を歓迎するのか」 「誰を送り出すのか」
を整理します。
歓迎対象者と送別対象者が両方いれば、歓送迎会や歓送別会という名称が使えます。
どちらか一方しかいなければ、歓迎会または送別会としたほうが分かりやすいでしょう。
会の雰囲気も考える
会社全体で行う少し改まった会と、部署内の10人程度で行う気軽な集まりでは、適した名称や案内方法も変わります。
たとえば少人数であれば、
「○○さん歓迎＆△△さん送別会」
のような柔らかい表現でも内容は十分伝わります。
一方、社内の正式な案内として配布する場合は、
「2026年度春季歓送迎会」
など、組織内で使われている表現に合わせたほうが自然な場合があります。
参加者に誤解がないかを見る
言葉を決めたあと、一度参加者の立場から見てみることも大切です。
「歓迎される人は誰だろう」 「送別される人は誰だろう」 「部署全体の会なのか、一部だけなのか」
といった疑問が残るようであれば、タイトルや案内文に情報を足しましょう。
「歓送迎会」と「歓送別会」のどちらを使うか迷って時間をかけるより、対象者の名前と開催目的を一文加えるほうが、実務上はずっと分かりやすい案内になります。
歓送迎会を準備するときの注意点
名称が決まったら、次は会そのものの準備です。
歓送迎会は歓迎される人と送り出される人の両方がいるため、通常の飲み会より少しだけ意識しておきたいポイントがあります。
挨拶の時間を確保する
歓送迎会では、参加人数に合わせて挨拶の時間を考えておきます。
一般的には、
- 開会の挨拶
- 乾杯
- 歓談
- 歓迎される人の紹介・挨拶
- 送別される人の紹介・挨拶
- 締めの挨拶
といった流れが考えられます。
ただし、必ずこの順番にしなければならないわけではありません。
少人数なら、かしこまった進行にせず、乾杯後の歓談の中で一人ずつ言葉をもらう方法でも十分です。
大切なのは、主役となる人が置き去りにならないことです。
会場の広さを見る
参加人数が決まったら、会場の広さも確認します。
歓送迎会では、食事をするだけでなく、
- 挨拶をする
- 席を移動して話す
- 写真を撮る
- プレゼントや花束を渡す
といった動きが生まれることがあります。
定員いっぱいの会場を選ぶと、こうした時間に動きにくくなる場合があります。
人数だけでなく、テーブル配置や席の移動がしやすいかも確認しておくと安心です。
飲食の条件を確認する
飲食店や貸切スペースを利用する場合は、料理や飲み物の提供方法も確認します。
たとえば、
- コース料理か大皿料理か
- 飲み放題があるか
- ソフトドリンクを選べるか
- アレルギー対応を相談できるか
- 持ち込みが可能か
- ケーキや花束を置く場所があるか
などです。
お酒を飲まない人がいる会では、アルコールを前提にしすぎないことも大切です。
少人数の歓送迎会の会場選び
5〜15名程度の歓送迎会では、大型宴会場だけでなく、飲食店や貸切スペースも候補になります。
このくらいの人数では、広すぎる会場より、参加者同士が自然に話せる距離感のほうが合うことがあります。
貸切にするメリット
少人数でも店舗やスペースを貸切にすると、ほかのお客様を気にせず会を進めやすくなります。
特に、
- 挨拶をしっかり聞きたい
- 写真を撮りたい
- プレゼントを渡したい
- 席を移動しながら交流したい
- 社内の話を周囲に聞かれたくない
といった会では、貸切との相性がよいでしょう。
一方で、短時間の気軽な食事だけであれば、通常の飲食店の予約で十分なこともあります。
スプリングノートの場合
渋谷・桜丘町のスプリングノートでも、飲み会や歓送迎会などの貸切利用に対応しています。
通常は5〜15名程度の貸切を中心にご案内しており、16〜20名の場合は利用内容や店内レイアウトを確認したうえでの個別相談となります。
本棚や植物、木の床、カウンター、テーブル席、楽器などがある実際のカフェバーなので、一般的な宴会場とは少し違い、参加者同士が会話しやすい落ち着いた雰囲気で開催したい場合に向いています。
反対に、大人数の立食パーティーや、数十人規模で余裕のあるスペースが必要な歓送迎会には向いていません。その場合はホテルの宴会場や大規模な貸切会場なども含めて探したほうがよいでしょう。
会場を選ぶときは、「歓送迎会ができるか」だけではなく、人数、飲食、希望する進行、利用時間などを整理して比較してみてください。
呼び方より内容を大切にする
歓送迎会と歓送別会について調べていると、どちらの表現が正しいのか気になってくるかもしれません。
ただ、参加する人にとって重要なのは名称そのものではありません。
「誰が新しく来るのか」 「誰が離れるのか」 「どんな目的で集まるのか」
が分かれば、会の意味は十分伝わります。
逆に、名称だけ整っていても、主役が誰なのか分からない案内では参加者が困ってしまいます。
会社の慣例があればそれに合わせつつ、必要に応じて、
「○○さんの歓迎と△△さんの送別を兼ねた会です」
と説明を添える。
これが、歓送迎会と歓送別会を使い分けるうえで最も実用的な考え方です。
歓送迎会と歓送別会のよくある質問
- 歓送迎会と歓送別会は同じ意味ですか？
-
どちらも、新しく加わる人の歓迎と、離れる人の送別を兼ねた会を指して使われることがあります。
言葉の形は異なりますが、実際の開催内容が大きく違うとは限りません。どちらを使うか迷う場合は、社内や団体で以前から使われている名称に合わせるとよいでしょう。
- 歓迎する人しかいなくても歓送迎会と呼べますか？
-
歓迎する人だけが対象であれば、「歓迎会」としたほうが会の目的が明確です。
同様に、送り出す人だけであれば「送別会」とするほうが分かりやすいでしょう。
歓送迎会という名称は、基本的に歓迎と送別の両方を同時に行う場面で使うと理解しやすくなります。
- 案内メールでは歓送迎会と歓送別会のどちらがよいですか？
-
どちらか一方が絶対に正しいというより、組織内の慣例や伝わりやすさを基準に決めるとよいでしょう。
名称に加えて、「○○さんの着任と△△さんの異動に伴い」のように対象者と目的を書けば、意味の取り違えを防げます。
- 退職者がいる場合も歓送迎会でよいですか？
-
新しく加わる人もいて、その人の歓迎と退職者の送別を一緒に行うのであれば、歓送迎会という名称で問題なく意味は伝わります。
退職者だけを送り出す会であれば、送別会としたほうが分かりやすいでしょう。
- 歓送迎会は会社以外でも使えますか？
-
使えます。
学校、サークル、地域団体、スポーツチーム、趣味のグループなどでも、新しく参加する人と離れる人を同時に対象とする会であれば、歓送迎会という名称を使うことができます。
まとめ
歓送迎会と歓送別会は言葉の形こそ異なりますが、どちらも歓迎と送別を兼ねた会を示す表現として使われています。
歓迎する人だけであれば歓迎会、送り出す人だけであれば送別会とすると、目的がより明確です。
新しく加わる人と離れる人の両方がいる場合は、歓送迎会または歓送別会として一緒に開催できます。
どちらの名称を使うか迷った場合は、社内や団体の慣例に合わせたうえで、
「誰を迎えるのか」 「誰を送り出すのか」
を案内文にはっきり書いておきましょう。
会の名前を完璧に決めることより、参加する皆さんに目的がきちんと伝わることのほうが大切です。
歓送迎会の会場を探す場合も、まず人数、開催時間、飲食、挨拶や写真撮影の有無などを整理しておくと選びやすくなります。少人数で落ち着いて話せる貸切会場を希望する場合は、カフェバーのような空間も候補の一つとして検討してみてください。