歓送迎会の企画アイデア！主役も参加者も楽しめる会にするコツ

こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。

歓送迎会を任されると、「普通に飲んで挨拶をするだけでは少し物足りない」「何か盛り上がる企画を入れたい」と考える方も多いと思います。

ただ、歓送迎会の企画は、たくさん詰め込めば楽しくなるわけではありません。ゲームや余興が続きすぎると、せっかく同じ場所に集まったのに、主役とゆっくり話す時間がなくなってしまうこともあります。

大切なのは、歓迎する人や送り出す人が参加者と自然に交流できる企画を一つか二つ選び、人数や会場、参加者の雰囲気に合わせて無理なく組み込むことです。

この記事では、歓送迎会を形式的な飲み会だけで終わらせず、主役にも参加者にも楽しんでもらうための企画アイデアと、当日の構成を考えるポイントを紹介します。

歓送迎会の企画で大切なこと

歓送迎会の企画を考えるときは、「何をやれば盛り上がるか」から考えるより、まず誰のための会なのかを整理してみましょう。

歓送迎会には、歓迎される人、送り出される人、上司、同僚、幹事など、さまざまな立場の人が参加します。

ゲームが好きな人ばかりとは限りませんし、大勢の前に出ることが苦手な人もいます。送別される方にとっては、派手な余興よりも、普段話せなかった同僚と落ち着いて話せることのほうがうれしい場合もあるでしょう。

そのため、企画を決めるときは次の3点を基準にすると考えやすくなります。

企画そのものが主役になるのではなく、人と人が話しやすくなるきっかけとして企画を使うくらいの考え方がちょうどよいと思います。

企画は一つか二つで十分

歓送迎会では、ゲーム、クイズ、スライド、プレゼント、メッセージなど、できることはいろいろあります。しかし、すべてを取り入れる必要はありません。

たとえば2時間の歓送迎会で、開会、挨拶、乾杯、食事、ゲーム、動画、プレゼント、主役の挨拶、締めまで入れると、それぞれの時間が細切れになります。

乾杯して料理を食べ始めたと思ったら、すぐ次の企画が始まるような進行では、参加者も落ち着きません。

基本的には、次のような組み合わせで十分です。

特に会社の歓送迎会では、参加者同士が話せること自体が大切な目的の一つです。

企画を考える際には、「この企画を入れることで誰と誰が話しやすくなるか」という視点を持つと、内容を選びやすくなります。

歓送迎会の企画アイデア

ここからは、歓送迎会に取り入れやすい具体的な企画を紹介します。大がかりな準備が必要なものだけでなく、比較的簡単にできるものも含めています。

主役にまつわるクイズ

歓迎される人や送り出される人に関するクイズは、歓送迎会の定番として取り入れやすい企画です。

たとえば歓迎会なら、

などを事前に聞き、三択形式のクイズにできます。

送別会なら、本人が参加してきた仕事や社内での出来事を題材にする方法もあります。ただし、本人が答えにくい私生活の話題や、失敗談を笑いにするような問題は避けたほうが安心です。

クイズのよいところは、主役について参加者が知るきっかけになることです。

歓迎される人の場合は、その後の歓談で「さっきのクイズで○○が好きだと言っていましたよね」と話しかけるきっかけにもなります。

共通点探し

新しく入った人を迎える歓送迎会では、参加者同士の共通点を探す企画も向いています。

たとえばテーブルごとに、

「参加者全員に共通することを三つ見つけてください」

といったテーマを出します。

「コーヒーが好き」「旅行が好き」「同じ沿線に住んだことがある」など、内容は簡単なもので構いません。

この企画は勝ち負けよりも、会話を始めることが目的です。初対面の人が多い会や、部署をまたいだ歓送迎会にも取り入れやすいでしょう。

主役への質問コーナー

大げさなゲームをしたくない場合は、質問コーナーだけでも十分企画になります。

参加者から事前に質問を集めておき、司会が数問選んで主役に聞いていきます。

歓迎される人なら、

など、会話につながる質問が向いています。

送り出される人なら、

なども考えられます。

ただし、本人が答えにくそうな質問は避けましょう。あくまで交流を促すための企画です。

メッセージカード

送別会では、一人ずつのメッセージを集めたカードや色紙も定番です。

当日に全員が順番に長いスピーチをすると時間がかかりますが、メッセージカードなら参加者それぞれの言葉を残せます。

歓迎会であれば、「おすすめのランチ店」「困ったときに相談できること」「部署のちょっとした案内」などを書いて渡す方法もあります。

歓迎される方にとって、新しい環境になじむきっかけにもなるでしょう。

写真やスライドの上映

送別会では、写真をまとめた短いスライドを上映する方法もあります。

ただし、長い動画を作る必要はありません。数分程度にまとめたほうが、歓送迎会全体の流れを止めにくくなります。

会場で上映する場合は、事前にモニターやプロジェクターの有無、接続方法、音声が必要ならスピーカーについても確認しておきましょう。

当日になって映像が映らない、音が出ないという状況を避けるためにも、可能なら事前に動作確認をしておくと安心です。

プレゼント贈呈

プレゼントを渡すだけでも、十分に歓送迎会の一つの場面になります。

送別の場合は花束や記念品、歓迎の場合はちょっとした実用品などが考えられますが、重要なのは品物の豪華さよりも渡し方です。

司会から簡単に紹介し、代表者が一言添えて渡すだけでも場がまとまります。

複数の企画を入れる場合は、プレゼント贈呈と主役の挨拶を続けて行うと進行も整理しやすくなります。

写真撮影タイム

最後に全員で集合写真を撮ることも、一つの企画として考えてよいでしょう。

歓送迎会が終わる直前に急に撮影しようとすると、すでに帰った人がいたり、席が散らばっていたりすることがあります。

あらかじめ進行表に「集合写真」の時間を入れておくとスムーズです。

人数が多い場合は、会場内に全員が並べる場所があるか、撮影する人が十分に下がれる距離があるかも確認しておきましょう。

少人数の歓送迎会に合う企画

5〜10人程度の少人数では、大人数向けのゲームをそのまま使うより、全員で話せることを活かした企画が向いています。

少人数の歓送迎会では、たとえば次のような内容が考えられます。

この人数なら、わざわざ司会が何度も場を仕切らなくても、会話の中で自然に進められる場合があります。

歓迎する人が一人の場合は、全員から簡単な自己紹介をしてもらうだけでも、新しい職場の人を知るよい機会になります。

送別の場合は、順番に短く一言ずつ話す時間を設けてもよいでしょう。

少人数のよさは、一人ひとりが主役と話せることです。そのため、盛り上げることよりも会話の時間を優先するほうが、結果として満足度の高い会になりやすいと思います。

大人数では参加方法を簡単にする

20人、30人と人数が増えるほど、全員参加型の企画は進行に時間がかかります。

大人数の歓送迎会では、「一人ずつ話す」「全員が順番にゲームへ参加する」といった企画は予定以上に長くなりやすいため注意が必要です。

その代わりに、

など、短時間で多くの人が参加できる企画が使いやすくなります。

テーブル対抗にする場合も、競争を強くしすぎる必要はありません。歓送迎会では勝敗より、同じテーブルの人が話すきっかけを作ることのほうが大切です。

大人数ほど企画の説明と移動に時間がかかります。「10分のゲーム」のつもりでも、説明、チーム分け、回答、集計まで含めると想定以上になることがあります。進行表では少し余裕を持たせておきましょう。

主役が複数いる場合の考え方

春の異動時期などには、迎える人と送り出す人が同じ歓送迎会に参加することもあります。

この場合、一人だけに焦点を当てた企画を長く行うと、ほかの主役が脇役のようになってしまうことがあります。

複数の主役がいるときは、企画を公平に構成しましょう。

たとえばクイズなら、一人につき同じ数の問題を用意します。質問コーナーなら、全員に同じ質問を一つずつ聞く方法もあります。

プレゼントや挨拶についても、進行順を事前に決めておけば当日慌てずに済みます。

主役が多い場合ほど、一人ずつ長い時間を取るより、短く均等に紹介したほうが全体としてまとまりやすくなります。

参加者層に合わせて選ぶ

同じ歓送迎会でも、参加者によって向いている企画は変わります。

たとえば同世代の仲間が集まるカジュアルな会なら、クイズや簡単なゲームを多めにしてもよいでしょう。

一方、役職や年代が幅広い会社の歓送迎会では、全員に大きなリアクションを求めるような企画より、誰でも無理なく参加できるものが向いています。

企画を決めるときは、次のような点を確認してみてください。

確認項目	考え方
参加人数	少人数なら会話中心、大人数なら短時間で参加できる内容
年代	世代を限定する知識や流行だけに頼らない
関係性	初対面が多いなら交流のきっかけを重視
主役の性格	人前に出るのが苦手なら無理をさせない
会の雰囲気	カジュアルか、仕事関係中心か
開催時間	企画を入れすぎず歓談時間も残す

特に注意したいのは、「幹事が面白いと思う企画」と「主役が楽しめる企画」は必ずしも同じではないということです。

派手さよりも、その場にいる人が参加しやすいかどうかを基準に考えてみてください。

会場に合わせて企画を決める

歓送迎会の企画は、会場が決まる前にすべて決定してしまわないほうが安全です。

ゲームによっては移動できるスペースが必要ですし、動画上映にはモニターやプロジェクター、音響設備が必要になる場合があります。

企画を予定しているなら、会場選びの段階で次の点を確認しましょう。

たとえば着席したままのクイズなら多くの飲食店で実施しやすいですが、参加者が店内を歩き回るゲームになると、通路やスタッフの動線に影響します。

企画によっては、一般的な飲食店より貸切できる会場のほうが進めやすいこともあります。

私が運営している渋谷・桜丘町のスプリングノートも、通常営業しているカフェバーを貸切で利用でき、5〜15名程度の少人数利用を中心に案内しています。飲み会や歓送迎会にも対応しており、モニター・プロジェクターやカラオケ設備などがあります。

一方で、16〜20名は内容やレイアウトを確認したうえでの個別相談となるため、大人数の立食パーティーなどには別の広い会場のほうが適している場合もあります。

歓送迎会で映像上映や楽器、カラオケなどを使いたい場合は、設備の最新状況や利用方法を予約前に確認して会場を選ぶのがおすすめです。

2時間の構成例

企画を決めたら、歓送迎会全体の流れの中に配置してみましょう。

120分の歓送迎会なら、たとえば次のような構成が考えられます。

経過時間	内容
0〜10分	開会・主催者挨拶
10〜15分	乾杯
15〜45分	食事・歓談
45〜60分	クイズなどの企画
60〜95分	食事・歓談
95〜105分	プレゼント・メッセージ
105〜115分	主役の挨拶
115〜120分	締め・集合写真

ポイントは、乾杯直後にすぐ企画を始めないことです。

料理や飲み物が運ばれている時間帯は、参加者も食事を始めたばかりです。最初に30分程度の歓談時間を取り、その後に企画を入れると流れが作りやすくなります。

また、企画を前半に一つ、後半にプレゼントやメッセージを一つ置けば、イベント感を出しながら歓談時間も確保できます。

盛り上げようとしすぎない

歓送迎会の企画で意外と難しいのが、「盛り上げなければ」と考えすぎてしまうことです。

もちろん楽しい雰囲気は大切ですが、全員が大声で笑ったりゲームに熱中したりすることだけが成功ではありません。

特に歓迎される方は、新しい環境で多くの人と初めて会うため、それだけでも気を使っている可能性があります。

送別される方も、最後に話しておきたい人がいるかもしれません。

そのような場で企画を連続して行うと、肝心の会話ができなくなることがあります。

迷った場合は、企画を減らして歓談時間を増やすほうを選んでもよいでしょう。

歓送迎会は、ショーを見るイベントではなく、人を迎えたり送り出したりするための場です。その目的を忘れなければ、企画の内容も自然に決めやすくなります。

事前準備で確認したいこと

企画が決まったら、当日になって困らないよう事前準備をしておきます。

特に次の項目は早めに確認しておきましょう。

特に飲食を伴う歓送迎会では、料理の提供タイミングと企画が重なる場合があります。

料理を運んでいる最中に席移動を始めると、参加者だけでなく会場側も動きにくくなります。大きな企画を予定している場合は、あらかじめ会場へ相談しておきましょう。

避けたい歓送迎会の企画

企画を考える際には、盛り上がりより配慮を優先したほうがよい内容もあります。

たとえば次のような企画には注意が必要です。

本人にとって触れてほしくない話題は外からは分かりません。

「昔からの仲間なら大丈夫」と思っていても、会社の歓送迎会のようにさまざまな関係性の人がいる場では受け止め方も変わります。

笑いを取る企画よりも、本人が安心して参加できる企画を選ぶほうがよいでしょう。

歓送迎会の企画のよくある質問

歓送迎会ではゲームをしたほうがいいですか？

必ずしも必要ではありません。

すでに参加者同士の関係があり、自然に会話できる少人数の会なら、ゲームなしでも十分楽しめます。

初対面が多い場合や部署をまたぐ会では、簡単なクイズや共通点探しなど、会話のきっかけになる企画を一つ入れると交流しやすくなります。

歓送迎会の企画はいくつ入れるのがいいですか？

2時間程度の会なら、一つか二つを目安にすると進行しやすいでしょう。

企画をたくさん入れると歓談時間が短くなるため、メイン企画を一つ決め、必要ならプレゼントや集合写真など短い企画を追加する程度がおすすめです。

準備が簡単な企画はありますか？

三択クイズ、質問コーナー、メッセージカードなどは比較的準備しやすい企画です。

モニターや音響機材を使わず、着席したままできる企画を選ぶと、会場条件にも左右されにくくなります。

サプライズ企画はしたほうがいいですか？

サプライズそのものが目的にならないようにすることが大切です。

花束やメッセージなど本人に負担の少ない内容であれば取り入れやすいですが、人前で何かをさせる企画や私生活に関わる内容は、事前に本人の性格や希望を確認したほうが安心です。

歓送迎会の会場は企画を決めてから探すべきですか？

大まかな企画内容は考えておいてよいですが、最終決定は会場条件を確認してからがおすすめです。

プロジェクターを使う、楽器を演奏する、参加者が席を移動する、といった企画は会場によって対応できる範囲が異なります。

やりたい企画が決まっている場合は、予約前に設備、広さ、音量、レイアウト変更の可否などを確認しましょう。

まとめ

歓送迎会の企画で大切なのは、たくさんのイベントを用意することではありません。

主役と参加者が自然に話せるきっかけを一つか二つ作り、残りの時間はゆっくり交流できるようにするくらいが、無理のない構成です。

主役に関するクイズ、質問コーナー、メッセージカード、写真やスライド、プレゼントなど、歓送迎会に使える企画はいろいろあります。

その中から、参加人数、年代、関係性、会場の広さ、設備、主役の性格などを考えて選んでみてください。

そして企画を決めるときは、「盛り上がるか」だけでなく、「この内容なら皆が気持ちよく参加できるか」という視点も忘れないことが大切です。

歓送迎会のために貸切会場を探していて、映像上映、カラオケ、楽器、席のレイアウトなどやりたい内容が決まっている場合は、予約前に会場へ具体的に相談しておくと安心です。

スプリングノートでも少人数を中心とした歓送迎会や飲み会の貸切に対応しています。渋谷周辺で会場を探している場合は、参加人数や予定している企画と設備が合うかを確認したうえで検討してみてください。

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