歓送迎会の幹事がやることは？準備から当日までの流れを順番に解説

こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。

歓送迎会の幹事を任されると、「まず何から決めればいいのだろう」「会場予約と参加確認はどちらが先？」「当日は自分がどこまで進行するの？」と迷う方も多いと思います。

歓送迎会は、やること自体はそれほど複雑ではありません。ただし、思いついた順に準備すると、人数が決まらないまま会場を探したり、挨拶をお願いする人への連絡が遅れたりして、あとから調整が増えやすくなります。

幹事が最初に固めたいのは、誰を迎え、誰を送り出す会なのか、参加人数、予算、日程の4点です。そのあとに会場、参加案内、挨拶や乾杯の依頼、当日の進行を決めていけば、抜け漏れをかなり減らせます。

この記事では、歓送迎会の幹事がやることを、準備開始から当日、終了後まで順番に整理します。

幹事の仕事は順番が大切

歓送迎会の幹事は、すべてを一人で抱えることよりも、決める順番を整理して関係者に確認していくことが大切です。

全体の流れを先に見ると、次のようになります。

この順番のポイントは、会場選びから始めないことです。

たとえば「雰囲気のよい店を見つけたから予約したい」と思っても、参加者が8名なのか25名なのかによって適した会場は変わります。予算が1人あたりいくらなのか、立食なのか着席なのかでも条件は違います。

まず会の輪郭を固め、それに合う場所を探すほうが効率的です。

最初に主役を確認する

歓送迎会では、最初に誰が歓迎される人で、誰が送り出される人なのかを明確にします。

会社の異動時期などでは、新しく入る人と異動・退職する人が複数いることもあります。対象者を曖昧にしたまま準備すると、案内文や席順、挨拶の依頼で混乱しやすくなります。

確認したいのは、主に次の内容です。

特に重要なのは、主役の予定を先に確認することです。

歓送迎会は対象者のために開く会なので、多くの参加者が空いていても、本人が参加できなければ意味がありません。

また、退職する人の場合は最終出勤日の直前が忙しくなることもあります。歓迎される人も、入社直後は研修や引き継ぎが入っている可能性があります。

日程候補を作る前に、対象者と主要な参加者の都合を確認しておきましょう。

参加人数を見積もる

主役を確認したら、次は参加人数の見込みを出します。

この段階では全員の出欠が確定していなくても構いません。「対象部署は12名」「関連部署を含めると20名程度」というように、おおよその人数を把握します。

参加人数は、次の判断に直接関係します。

特に歓送迎会では、普通の飲み会よりも挨拶や紹介の時間があります。そのため、単純に座れる人数だけでなく、参加者全員が主役や挨拶する人を見やすいかも考えておきたいところです。

たとえば15人が入れる店でも、細長く席が分かれていて全員の顔が見えない場合、歓送迎会の進行は少し難しくなります。

反対に、人数が少ない会で大きすぎる宴会場を選ぶと、会話の距離が遠くなってしまいます。

人数に合った広さを選ぶことは、会の雰囲気にも影響します。

予算を決める

参加人数の目安が出たら、会費と会社負担を含めた予算を決めます。

歓送迎会では、一般参加者と主役で負担を変えることもあります。そのため、会場を予約する前に、誰がいくら負担するのかを確認しておきましょう。

整理する項目は次のようなものです。

たとえば参加者10人で会費5,000円なら、単純な会費総額は50,000円です。

ただし、主役1人を無料にする場合、残り9人だけで負担するなら、同じ50,000円を集めるには1人あたり約5,556円必要になります。

実際には会社補助や記念品代もあるため、会場料金だけを見て会費を決めないことが大切です。

会計を簡単にしたいなら、できるだけ端数の出ない金額に調整すると当日の集金も楽になります。

会費の扱いや会社からの補助には職場ごとのルールがあります。幹事の判断だけで決めず、上司や担当部署へ事前に確認してください。

日程候補を決める

予算まで整理できたら、日程を決めます。

全員の予定を完璧に合わせようとすると、いつまでも決まらないことがあります。まず主役と必須参加者の予定を確認し、そのうえで2〜3日程度の候補を出す方法が現実的です。

確認の優先順位は、たとえば次のように考えられます。

会社の歓送迎会では、金曜日に希望が集中することがあります。3月から4月の異動時期などは宴会需要も重なりやすいため、日程が決まったら会場探しを早めに始めたほうが安心です。

一方で、まだ参加者が確定していないからといって、全員の返事を待ってから会場を探す必要はありません。

「現時点で12〜15人程度」と人数の幅を持たせ、人数変更がいつまで可能かを会場へ確認しておく方法もあります。

会場を探して予約する

日程、人数、予算がある程度固まったら、ようやく会場探しに入ります。

歓送迎会の会場は、料理の内容や料金だけではなく、当日の進行を考えて選ぶことが重要です。

確認したい項目は次のとおりです。

確認項目	チェックする内容
人数	全員が無理なく着席できるか
料金	会費の範囲に収まるか
飲食	コース、飲み放題、アレルギー対応など
席	主役や挨拶する人が見やすい配置か
貸切	他のお客様を気にせず進行できるか
音響	マイクなどが必要か
設備	モニター、プロジェクター等を使うか
時間	入室・開始・終了時刻に余裕があるか
アクセス	参加者が集まりやすい場所か
変更条件	人数確定期限やキャンセル条件

普通の食事会であれば料理と席だけで十分でも、歓送迎会では途中に挨拶が入ります。

そのため、参加人数が多い場合は「声が全員に届くか」、貸切の場合は「席の配置を調整できるか」なども確認しておくと安心です。

貸切が向いている場合

歓送迎会だから必ず貸切にする必要はありません。

4〜6名程度で食事と会話を中心に楽しむなら、一般的な飲食店のテーブル席や個室でも十分でしょう。

一方で、次のような会では貸切スペースが便利です。

私が運営している渋谷・桜丘町のスプリングノートでも、飲み会や歓送迎会などの貸切利用に対応しています。

通常は5〜15名程度を中心に案内しているため、少人数から中規模の歓送迎会で、カフェバーらしい落ち着いた空間を使いたい場合には一つの選択肢になります。16〜20名の場合は、利用内容やレイアウトを確認したうえでの個別相談です。

一方、数十名規模の大宴会や、大型宴会場が必要な会には向いていません。その場合はホテルの宴会場や大人数対応のパーティー会場などを探したほうがよいでしょう。

会場選びでは「有名かどうか」より、人数と当日の進め方に合っているかを基準にするのがおすすめです。

参加者へ案内する

会場を確保したら、参加者へ開催案内を送ります。

案内には、最低限次の内容を入れます。

会場の住所や最寄り駅も伝えておくと親切です。

出欠確認では「参加できる方は返信してください」よりも、参加・不参加の両方を回答してもらう形にすると人数を把握しやすくなります。

また、回答期限は会場へ最終人数を伝える期限より前に設定しましょう。

たとえば会場への人数確定が開催3日前なら、社内の回答期限を5日前や1週間前にしておけば、未回答者への確認時間を取れます。

歓送迎会の案内は、情報を多く書くことより、参加者が「いつ、どこへ行き、いくら必要なのか」をすぐ確認できることが大切です。

挨拶する人を決める

参加案内と並行して、当日の挨拶や乾杯をお願いする人を決めます。

歓送迎会では、一般的に次のような役割があります。

すべてを別の人にお願いする必要はありません。

少人数の会なら、幹事が開会を担当し、上司が簡単な挨拶と乾杯を行い、最後に主役から一言もらうだけでも十分です。

大切なのは、当日いきなり指名しないことです。

挨拶する人には事前に、

「開会後に2〜3分ほどご挨拶をお願いします」

「乾杯のご発声をお願いします」

など、役割とタイミングを伝えておきます。

長さの目安も伝えておけば、全体の時間を管理しやすくなります。

当日の流れを決める

会場と参加者、挨拶担当が決まったら、当日の歓送迎会の流れを簡単に作ります。

一般的には次のような進行です。

必ずこの順番にする必要はありません。

たとえば送別する人への記念品を渡す場合は、本人の挨拶の直前にすると流れを作りやすくなります。

歓迎される人が複数いる場合は、歓談の途中で一人ずつ簡単に自己紹介してもらう方法もあります。

重要なのは、細かな台本を作り込むことではなく、誰が、どのタイミングで、何をするかを決めておくことです。

歓談時間を十分に取る

歓送迎会の主役は歓迎・送別される人ですが、会の目的は参加者同士が話すことでもあります。

そのため、挨拶や企画を詰め込みすぎないようにします。

たとえば120分の会なら、乾杯までに15〜20分、最後の挨拶や記念品贈呈に15〜20分程度を見込み、間の時間を歓談に使う考え方があります。

料理の提供時間や参加人数によって適切な配分は変わるため、分単位で厳密に管理する必要はありません。

「開始直後」と「終了前」に必要な進行をまとめ、その間をゆったり取ると進めやすくなります。

開催前に最終確認する

開催数日前になったら、参加人数と会場条件をもう一度確認します。

幹事が確認しておきたい項目は次のとおりです。

プレゼントを準備する場合は、誰が購入するかも明確にしておきます。

また、会社から補助金が出る場合は領収書の宛名や支払い方法について確認しておくと、終了後の経費処理がスムーズです。

参加者が多い場合は、当日の出欠確認用に参加者一覧を用意すると便利です。

会費を現金で集めるなら、お釣りを用意するか、できるだけ釣り銭が出ないよう事前に案内しておきます。

当日に幹事がやること

当日の幹事は、参加者より少し早めに会場へ入り、準備状況を確認します。

すべてを自分で行う必要はありません。参加者が多ければ、受付や会計を別の人に手伝ってもらうのもよいでしょう。

会場へ早めに入る

会場へ着いたら、まず予約内容と店内を確認します。

チェックしたいのは次の点です。

挨拶をする人が前に出る場合は、立つ場所も確認します。

プレゼントや花束がある場合は、主役に見えない場所へ置いておくと進行しやすくなります。

受付と会費を管理する

参加者が来たら出欠を確認し、必要なら会費を集めます。

会費を受け取ったかどうかは、参加者一覧に印をつけておくと確認しやすくなります。

現金を扱う場合は、テーブルの上にそのまま置かず、財布や封筒などでまとめて管理してください。

開始時間になっても来ていない人がいる場合は、連絡が必要か判断します。ただし、数名の遅刻者を待って全体を大幅に遅らせるより、状況によっては予定どおり始めたほうがよい場合もあります。

開会から乾杯へ進める

参加者がそろったら、幹事または司会が開会を伝えます。

たとえば、

「皆さん、本日はお集まりいただきありがとうございます。それでは○○さんの歓迎と△△さんの送別を兼ねた歓送迎会を始めます」

という程度で十分です。

そのあと、事前にお願いしていた人へ挨拶や乾杯をつなぎます。

幹事自身が長く話す必要はありません。

司会役として大切なのは、うまい話をすることより、次に何をするのかを参加者へ分かりやすく伝えることです。

時間を見ながら進行する

歓談が始まったら、幹事も参加しつつ、終了時刻を意識します。

進行が遅れている場合は、予定していた企画を短くしたり、挨拶の開始を少し早めたりします。

特に注意したいのが、最後の締めです。

会場の利用終了時刻が21時なら、21時になってから締めの挨拶を始めるのでは遅くなります。

写真撮影、忘れ物確認、会計、退室にも時間が必要なので、終了予定の15〜20分ほど前から締めに入れるように考えておくと安心です。

終了前に行うこと

歓送迎会の終盤では、主役への挨拶依頼、締め、会計を順番に行います。

送別する人への花束や記念品がある場合は、閉会直前に渡すことが多いでしょう。

そのあと主役から一言もらい、最後の挨拶へつなぎます。

参加者全員で写真を撮る場合も、このタイミングが比較的集まりやすくなります。

閉会を伝える際には、

など、必要な案内を加えます。

会場によっては利用終了時間までに完全退出が必要です。会場スタッフへ確認しながら進めましょう。

終了後にも確認する

歓送迎会は、参加者が帰ったら幹事の仕事がすべて終わるとは限りません。

必要に応じて次の処理を行います。

会社の経費を使っている場合は、領収書をなくさないように保管します。

複数の人が花束や記念品を立て替えている場合は、誰にいくら返すのかも早めに整理します。

参加者から集めた会費に余りや不足が出た場合の扱いは、職場のルールに従って処理してください。

幹事を手伝ってくれた人や挨拶を担当してくれた人には、簡単でもお礼を伝えておくとよいでしょう。

幹事が避けたい失敗

歓送迎会では、豪華な企画を考えるより、基本的な確認漏れを防ぐほうが大切です。

特に注意したいのは次の点です。

人数確定が遅れる

人数が決まらないと、料理や席の準備に影響します。

参加者への回答期限は、会場への最終連絡日より余裕を持って設定しましょう。

主役への確認が後になる

歓迎・送別される本人の都合を後から聞くと、日程を最初から調整し直すことがあります。

必ず主役の予定から確認します。

会場の雰囲気だけで決める

写真の印象がよくても、人数や進行方法に合わなければ使いにくい場合があります。

歓送迎会では、席の配置、挨拶のしやすさ、利用時間、設備も確認しましょう。

進行を詰め込みすぎる

挨拶、ゲーム、動画、プレゼント、余興などをすべて入れると、肝心の歓談時間がなくなります。

何のための会なのかを考え、優先順位をつけることが大切です。

幹事一人で抱え込む

人数が多い会では、受付、会計、写真撮影などを一人で担当すると忙しくなります。

参加者の中から1〜2名に協力してもらうだけでも、当日の負担はかなり変わります。

会場選びで迷ったときの基準

歓送迎会の会場は、参加人数とやりたいことから逆算すると選びやすくなります。

たとえば、少人数でゆっくり食事を楽しみたいなら飲食店の個室が便利です。

10名以上で全員が同じ空間に集まり、挨拶やプレゼント贈呈まで行いたいなら、貸切できる会場も候補になります。

さらに数十名規模なら、ホテル宴会場や大人数向けのパーティースペースのほうが進行しやすいことがあります。

スプリングノートは、渋谷駅・新南改札から徒歩約8分のカフェバーで、通常は5〜15名程度の貸切を中心に案内しています。

本棚、植物、木の床、カウンターやテーブル席があるため、会議室のような雰囲気ではなく、落ち着いて会話できる場所で歓送迎会を開きたい場合に向いています。フードやドリンクにも対応しています。

反対に、大人数の宴会や大きなステージが必要な会には向きません。

歓送迎会で利用する場合は、人数、希望日時、飲食内容などによって条件が変わるため、公式サイトの歓送迎会・パーティー向け貸切案内から最新の空き状況・料金を確認してください。

歓送迎会の幹事のよくある質問

歓送迎会の幹事は何から始めればいいですか？

最初に、歓迎・送別される対象者、参加人数の見込み、予算、日程を確認します。

特に主役が参加できる日を確認することが先です。

その4点がある程度決まってから会場を探し、参加案内、挨拶の依頼、当日の進行へ進むと、やり直しが少なくなります。

会場予約と出欠確認はどちらが先ですか？

全員の出欠確定を待つ必要はありません。

まず対象部署などからおおよその人数を見積もり、日程を決めて会場を確保します。そのあと参加者へ案内し、最終人数を確定する方法が一般的です。

ただし、予約前に人数変更が可能な期限やキャンセル条件を確認してください。

幹事自身が司会も担当する必要がありますか？

必須ではありません。

少人数なら幹事がそのまま進行しても問題ありませんが、参加者が多い場合は司会、受付、会計などを分担すると進めやすくなります。

大切なのは役割を事前に決め、当日になってから担当者を探さないことです。

歓送迎会ではどんな順番で進行しますか？

一般的には、受付、開会、挨拶、乾杯、歓談、主役の紹介や記念品贈呈、主役からの挨拶、締め、閉会という流れです。

ただし、決まった形式があるわけではありません。

少人数なら挨拶を簡略化して、歓談を中心にしても十分です。参加人数や職場の雰囲気に合わせて調整しましょう。

歓送迎会の会場は何を基準に選べばいいですか？

人数、予算、アクセスに加えて、当日の進行を行いやすいかを確認します。

挨拶をするなら全員が話す人を見やすいか、プレゼントを渡すなら前へ出られる場所があるか、動画を流すならモニターがあるか、といった確認が必要です。

単に料理や料金だけで比較するのではなく、予定している歓送迎会の流れを実現できる会場かで判断すると選びやすくなります。

まとめ

歓送迎会の幹事がやることは多く見えますが、順番に整理すれば難しくありません。

まず確認するのは、対象者、参加人数、予算、日程です。

そのあと、

という順で進めれば、準備の抜け漏れを防ぎやすくなります。

歓送迎会は、幹事が完璧なイベントを作ることが目的ではありません。迎える人、送り出す人、そして参加する皆さんが落ち着いて話せる時間を作ることが大切です。

企画を増やすことより、参加人数に合った会場を選び、必要な挨拶と十分な歓談時間を確保する。そのくらいシンプルに考えたほうが、まとまりのある会になります。

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