飲み会の幹事がやることまとめ！予算決めから当日の流れまで

会社の飲み会や友人との集まりで幹事を任されると、日程調整、会場選び、会費の設定、当日の進行など、思った以上にやることが多くあります。

特に初めて幹事をする場合は、「誰の予定を優先して決めるべきか」「予算はいくらにすればよいか」「当日はどの順番で挨拶を頼めばよいか」など、細かな判断に迷いやすいものです。

飲み会を無理なく進めるには、全体の流れを先に把握し、トラブルになりやすいポイントを事前に確認しておくことが大切です。

事前準備編：飲み会の幹事がやることの全体像

飲み会の成功は、事前準備の丁寧さで大きく変わります。

ここでは、企画の立ち上げから参加者への案内まで、本番前に済ませておきたい段取りを順番に整理します。

幹事が最初に全体像をつかむために、まずは準備の流れをチェックリストで確認しておくと安心です。

目的確認とキーマンの日程調整

飲み会には、歓送迎会、忘年会、新年会、親睦会、打ち上げなどさまざまな目的があります。

目的によって、選ぶべきお店の雰囲気や席の配置、予算感、挨拶の有無が変わります。

そのため、まずは「誰のための会なのか」「どのような雰囲気にしたいのか」をはっきりさせましょう。

日程を決める際は、参加候補者全員の希望を最初から平等に集めようとすると、候補日が増えすぎて調整が難しくなることがあります。

主賓や上司など、その人がいないと成り立たないキーマンの予定を先に押さえ、候補日を2〜3日に絞ってから全体へ打診すると、スムーズに進めやすくなります。

人数確認と出欠管理の期限設定

案内を出す際は、いつまでに返事が必要かを明確に設定します。

お店の予約期限やキャンセル規定から逆算し、少し余裕を持たせた回答期限を設けると安心です。

たとえば、店舗への最終人数連絡が3日前までであれば、参加者への回答期限は5日前に設定しておくと、未返信者への確認時間を確保できます。

期日を過ぎても返信がない場合は、相手を責めるのではなく、「予約人数を確定する必要があるため」と理由を添えてリマインドすると、角が立ちにくくなります。

また、この段階で食物アレルギーや苦手な食材、飲酒の可否についても確認しておくと安心です。

食物アレルギーの表示対象品目は制度改正で変わることがあるため、コース料理を選ぶ際は参加者本人の申告と店舗側の最新情報をあわせて確認しましょう。

食物アレルギー表示に関する情報｜消費者庁

負担を抑える予算決めと会費設定

会費は、飲食代だけでなく、主役への花束、プレゼント、景品、会場装飾などの雑費も含めて計算します。

参加者全員で均等に割る方法もありますが、会社や団体の飲み会では、立場によって負担額を変える傾斜配分が取り入れられることがあります。

若手や新入社員の負担を抑えることで、参加しやすい雰囲気を作りやすくなります。

一方で、上司や管理職に多く負担してもらう場合は、事前に相談しておくと安心です。

以下は、役職や立場による負担割合の一般的な目安です。

役職・立場	負担の目安	背景の考え方
主賓・新入社員	負担なし〜少なめ	歓迎・送別の対象として招待する
一般社員	基準額より少なめ	参加のハードルを下げるための配慮
中堅社員	基準額と同等	全体のバランスをとる調整役
管理職・上司	基準額より多め	組織内の立場に応じたサポート

法人や事業で飲食費を扱う場合、税務上の取り扱いが関係することもあります。

会社経費として処理する可能性がある飲み会では、社内規定や経理担当者の確認を取っておくとよいでしょう。

No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算｜国税庁

貸切やレンタルスペース等の会場選び

日程と人数が見えてきたら、早めに会場を確保します。

一般的な居酒屋の個室も定番ですが、人数が多い場合や周囲を気にせず楽しみたい場合は、レンタルスペースや貸切対応ができるカフェバーなどを選ぶ方法もあります。

私たちスプリングノートのようなお店でも貸切のご相談をいただくことがありますが、実際に予約を入れる前に確認しておきたいポイントがいくつかあります。

これらは店舗によって大きく変わるため、最新の情報は利用前に公式の案内をご確認ください。

可能であれば一度下見をして、席の広さや雰囲気を自分の目で確かめておくとより確実です。

会場選びでは、雰囲気だけでなく「参加者が安心して過ごせるか」も重要です。

以下のように目的別に候補を整理すると、選びやすくなります。

会場タイプ	向いている飲み会	確認したいポイント
居酒屋の個室	少人数〜中規模の会社飲み会	個室の広さ、喫煙可否、飲み放題の内容
カフェバー貸切	歓送迎会、交流会、イベント性のある会	最低保証料金、音響設備、レイアウト変更
レンタルスペース	持ち込み企画、余興ありの会	飲食持ち込み、ゴミ処理、原状回復ルール
ホテル・宴会場	フォーマルな会、人数が多い会	進行サポート、マイク、受付スペース

キャンセル規定と案内メールの作成

お店を決める際にもう一つ欠かせないのが、キャンセル規定の確認です。

何日前から料金が発生するのか、人数変更はいつまで可能か、コース料理の当日キャンセルはどのように扱われるのかを把握しておかないと、想定外の費用が発生する場合があります。

※キャンセル料や最低保証料金、人数変更の条件は会場ごとに異なります。

予約前に店舗の公式案内や予約時の説明を確認し、参加者にも必要な範囲で共有しておきましょう。

会場が決まったら、参加者へ詳細な案内メールや案内文を送ります。

日時、場所のアクセス、会費、集金方法に加えて、「〇日以降のキャンセルは全額負担となる場合があります」といったルールを明記しておくことで、後のトラブルを防ぎやすくなります。

案内文には、次の項目を入れておくと実用的です。

当日と事後：飲み会の幹事がやることの具体策

事前準備が整ったら、いよいよ飲み会本番とその後の対応に移ります。

ここでは、参加者が無理なく楽しめるための当日の立ち回りや、翌日以降の事後処理について整理します。

席次決めと受付での事前支払い対応

当日は少し早めに会場へ入り、席の配置、受付場所、会費の集金方法を確認します。

会社の飲み会では、入り口から遠い奥の席を上座として主賓や目上の方に案内し、幹事自身は出入り口に近い席で動きやすい位置につくことが多いです。

ただし、会場の形や参加者の関係性によって最適な席順は変わるため、形式にこだわりすぎず、会話しやすさも意識しましょう。

会費の集金は、受付時に行うか、可能であれば事前に徴収しておくと当日の負担を減らせます。

開始前に会計を済ませる仕組みにしておくと、幹事が進行に集中しやすくなります。

お釣りが出ないように事前に案内したり、電子決済の送金機能を活用したりするのも有効です。

乾杯や中締めの挨拶を頼む順序

会社の飲み会などでは、開会、乾杯、中締めと、節目ごとに挨拶を入れるのが一般的です。

開会の挨拶は最も役職の高い方、乾杯の挨拶はその次に立場が上の方、中締めは別の上席者にお願いする流れがよく見られます。

歓送迎会であれば、主賓の挨拶やプレゼント贈呈の時間も必要です。

ここで注意したいのは、当日にいきなり挨拶をお願いすると、相手を困らせてしまう可能性がある点です。

誰にどのタイミングでお願いするかを事前に相談し、準備の時間を確保してもらうのが丁寧です。

依頼するときは、「1〜2分ほどで簡単にお願いします」と目安時間を伝えておくと、進行全体も整いやすくなります。

会場での当日の流れと時間管理

全員が揃ったら、ファーストドリンクを素早く手配し、乾杯へと進めます。

歓談中は、飲み物の提供スピード、空いたグラス、料理の配膳状況、席から離れている人がいないかに気を配ります。

ただし、幹事がすべてを抱え込む必要はありません。

人数が多い場合は、受付係、会計係、写真係などを事前にお願いしておくと負担を分散できます。

お酒の場では、それぞれのペースでおいしく無理なく楽しむことが大切です。

体質やその日の体調によって飲める量は異なります。

ノンアルコールドリンクが選べるかを確認し、飲酒を無理に勧めない雰囲気を作ることも幹事の大切な役割です。

厚生労働省でも、アルコールによる健康障害や関連問題への対策が進められています。

会社や団体の飲み会では、飲めない人、飲まない人が自然に過ごせる進行を意識しましょう。

アルコール健康障害対策｜厚生労働省

写真撮影や余興を入れる場合は、お酒が回りすぎる前の中盤あたりで行うと、進行しやすくなります。

終了時間の15〜20分前にはラストオーダーや締めの準備に入り、最後が慌ただしくならないようにしましょう。

ドタキャン等トラブル防止の対処法

どれだけ準備をしても、当日の体調不良や急な仕事で欠席者が出ることはあります。

欠席の連絡を受けたら、まず相手の事情を気遣い、そのうえですぐにお店へ連絡して人数変更を伝えます。

コース料理や貸切の場合は、人数変更ができないこともあるため、予約時点で対応範囲を確認しておくことが大切です。

このとき、キャンセル料が発生する場合は、誰がどのように負担するのかを事前に共有しておくと、幹事だけが負担を抱え込まずに済みます。

幹事個人が身銭を切って立て替えたり、他の参加者に黙って負担を上乗せしたりすると、後々の金銭トラブルにつながる可能性があります。

キャンセル規定は案内文に書き、欠席連絡があった場合は事実をもとに落ち着いて対応しましょう。

翌日のお礼メールと明朗な会計報告

飲み会が無事に終わっても、幹事の仕事はもう少し続きます。

翌日の午前中を目安に、参加してくれた方や挨拶を引き受けてくれた方へお礼のメールやメッセージを送ると、丁寧な印象になります。

やむを得ず欠席した方へも、「次回はぜひご一緒できればうれしいです」といったフォローを入れておくと、良好な関係を保ちやすくなります。

また、集めた会費と支払った金額の収支をまとめた会計報告を行うことで、参加者に安心感を持ってもらえます。

会計報告は、長い文章にする必要はありません。

以下のように、集金額、支払額、残金の扱いが分かる形にすると十分です。

項目	金額例
集金額	5,000円 × 20名 = 100,000円
飲食代	92,000円
花束代	5,000円
残金	3,000円
残金の扱い	次回会費へ充当、または返金

飲み会の幹事がやることに関するよくある質問

飲み会の幹事はいつから準備を始めるべきですか？

少人数の飲み会なら1〜2週間前でも調整できることがありますが、歓送迎会や忘年会など人数が多い会は、できれば3〜4週間前から準備を始めると安心です。 人気店や貸切会場を使う場合は、さらに早めに動くと選択肢が広がります。

会費はどのタイミングで集めるのがよいですか？

当日の混乱を防ぐなら、事前集金または受付時の集金がおすすめです。 終了間際に集めると、酔っている人がいたり、二次会へ移動する人がいたりして、会計が乱れやすくなります。

飲み会の案内文には何を書けばよいですか？

日時、会場、アクセス、会費、支払い方法、出欠回答の期限、キャンセル規定、幹事の連絡先を入れましょう。 加えて、アレルギーや飲酒可否を確認する一文を入れておくと、参加者に配慮した案内になります。

ドタキャンが出た場合のキャンセル料は誰が払うべきですか？

会場の規定や事前案内の内容によりますが、キャンセル料が発生する可能性がある場合は、事前に「期限後のキャンセルは本人負担となる場合がある」と共有しておくとトラブルを防ぎやすくなります。

幹事は二次会まで手配したほうがよいですか？

必須ではありません。 ただし、参加者が多い会や遠方から来る人がいる場合は、近くの候補店をいくつか調べておくと親切です。 一次会の終了後に希望者だけで移動できるよう、無理に全員参加にしない形が進めやすいでしょう。

飲み会の幹事がやることの段取りまとめ

ここまで、事前の調整から当日の運営、事後処理までの流れを見てきました。

幹事の役割は、単なるお店の予約係にとどまりません。

目的を確認し、参加者の予定を調整し、予算を決め、会場と連携しながら当日の進行まで整える役割があります。

特に大切なのは、早めに準備を始めること、会費やキャンセル規定を曖昧にしないこと、飲酒や食事に関する配慮を忘れないことです。

今回紹介した手順を参考に、事前確認を一つずつ進めていけば、参加者が安心して楽しめる飲み会に近づけられます。

幹事の経験は、周囲とのコミュニケーションを深め、自分自身の調整力を高める機会にもなります。

無理に完璧を目指しすぎず、必要なところは周囲に協力してもらいながら、気持ちよく進めていきましょう。