社内懇親会を成功させるには？企画・準備・会場選びのポイント

こんにちは。スプリングノートのマスター、大塚です。

社内懇親会を企画することになったものの、「何をすれば盛り上がるのか」「ただの飲み会にならないか」「参加したくない人への配慮はどうすればよいか」と悩む方も多いのではないでしょうか。

会社の懇親会で大切なのは、豪華な企画を用意することではありません。まず「何のために集まるのか」をはっきりさせ、その目的に合った内容、時間、会場を整えることです。

部署を越えた交流、新入社員や中途入社メンバーの歓迎、プロジェクト終了後の労いなど、目的によって適した進め方は変わります。また、参加を強制する雰囲気をつくらず、お酒を飲まない方や大人数の交流が得意ではない方も過ごしやすくする視点も欠かせません。

この記事では、社内懇親会を企画するときの考え方から、内容の決め方、準備、会場選びまで順番に紹介します。

社内懇親会の目的を決める

社内懇親会を成功させるには、最初に開催目的を明確にすることが重要です。目的が曖昧なままでは、企画や会場を決める基準も曖昧になってしまいます。

会社の懇親会というと、食事やお酒を囲んで社員同士が話す場をイメージする方が多いでしょう。しかし、同じ食事会でも「誰と誰に交流してほしいのか」によって設計は変わります。

たとえば、主な目的には次のようなものがあります。

「親睦を深める」だけで終わらせず、もう一段具体的に考えてみましょう。

たとえば「営業部と制作部の交流を増やす」「新しく入った5人が既存メンバーと話せる機会をつくる」と決めれば、席の配置や自己紹介の有無まで考えやすくなります。

一方、プロジェクトの打ち上げが目的なら、細かな交流企画をたくさん入れるより、参加者が自由に話せる時間を長く取ったほうが自然かもしれません。

参加しやすい懇親会にする

社内懇親会では、交流を増やすことと同じくらい、参加者が無理なく過ごせることも大切です。全員に同じ楽しみ方を求めないようにしましょう。

参加を事実上の義務にしない

会社の行事は、立場によって断りにくくなることがあります。

「自由参加」と書いていても、上司から何度も出欠を聞かれたり、不参加の理由を求められたりすれば、本人には強制のように感じられるかもしれません。

特に業務時間外に開催する場合は、家庭の事情や移動時間など、参加が難しい理由はさまざまです。

参加人数を把握する必要はありますが、参加しない人が不利益を感じるような運営は避けたほうがよいでしょう。

お酒を前提にしない

会社の懇親会は、必ずしも飲み会にする必要はありません。

お酒を飲まない方もいますし、体質や生活上の理由から飲めない場合もあります。昼間の開催であれば、ソフトドリンクと軽食を中心にした交流会も十分成立します。

夜に開催する場合でも、アルコールだけでなくソフトドリンクの選択肢を用意しておくと参加しやすくなります。

会話への参加方法を複数つくる

全員の前で話すことが得意な方もいれば、少人数で話すほうが落ち着く方もいます。

そのため、長い自己紹介を一人ずつ求めるより、最初だけ簡単な紹介をして、その後は3〜5人程度で話せるようにする方法もあります。

大人数の場では発言しにくい方でも、小さなグループなら自然に話せることがあります。

「盛り上がる企画」を優先しすぎると、ゲームへの参加やスピーチを負担に感じる人が出てくることがあります。交流方法を一つに限定せず、会話だけでも参加できる余白を残しておきましょう。

社内懇親会の企画内容

企画は派手さよりも、開催目的と参加人数に合っていることが大切です。交流を生みたい場合は、参加者同士が実際に話せる時間を確保しましょう。

食事をしながら自由に交流する

最もシンプルなのは、食事や飲み物を囲みながら自由に話す形式です。

すでにある程度関係ができているチームの懇親会なら、細かなプログラムを組まなくても十分なことがあります。

ただし、部署横断の会や新メンバーが多い会では、いつものメンバー同士だけで固まりやすくなります。

その場合は、最初の座席だけ部署を混ぜるなど、交流のきっかけをつくるとよいでしょう。

短い自己紹介を入れる

初対面同士が多い場合は、短い自己紹介が役立ちます。

内容は、

程度で十分です。

一人あたり30秒から1分程度に抑えれば、参加者が多くても長くなりすぎません。

自己紹介を「面白くしてください」と求める必要もありません。話しやすい項目をあらかじめ決めておくほうが、参加者の負担を軽くできます。

席替えを取り入れる

着席形式の懇親会では、最初に座った席によって話す相手が固定されがちです。

部署間交流が目的なら、途中で一度だけ席替えをする方法があります。

ただし、何度も移動させると落ち着いて話せません。交流を増やしたいからといって、10分おきに席を変えるような進行にする必要はないでしょう。

簡単なテーマトークを用意する

会話のきっかけとして、いくつかテーマを用意しておくのも一つの方法です。

たとえば、

など、答えに正解がなく、仕事上の評価にも関係しないテーマなら話しやすくなります。

業務上の問題点などを話し合う場合は、懇親会ではなく会議やワークショップとして時間を取ったほうがよいこともあります。

クイズやゲームを入れる

参加者の雰囲気に合えば、クイズや簡単なゲームを取り入れてもよいでしょう。

ただし、ゲームを中心にしすぎると、肝心の会話時間がなくなってしまいます。

社内懇親会の目的が社員同士の交流なら、企画は会話を生むためのきっかけとして使うくらいがちょうどよいケースも多いです。

社内懇親会の時間を決める

懇親会は長ければ交流が深まるとは限りません。参加者が疲れず、「もう少し話したかった」と感じる程度で終えられる時間を考えましょう。

一般的な食事を伴う社内懇親会なら、1時間半〜2時間程度を一つの目安として考えられます。

たとえば2時間なら、次のような流れです。

もちろん、会社や目的によって適切な長さは変わります。

ランチタイムに開催するなら60〜90分程度にまとめることもできますし、セミナー後の交流なら1時間程度でもよいでしょう。

大切なのは、時間いっぱいまで企画を詰め込まないことです。

会場選びで確認したいこと

社内懇親会の会場は、立地や料金だけで決めず、人数、交流方法、飲食、設備などをまとめて考えることが重要です。

人数に合った広さ

会場選びでは、定員だけを見るのではなく、実際にどのようなレイアウトで過ごすかを確認しましょう。

同じ10人でも、

といった形式によって必要な広さは変わります。

広すぎる会場も注意が必要です。10人程度の懇親会で大きな宴会場を使うと、参加者同士の距離が遠くなり、かえって交流しにくいことがあります。

少人数なら、参加人数に対して大きすぎない空間のほうが会話は始めやすくなります。

話しやすい音量

社内懇親会では、会話のしやすさも重要です。

BGMが大きい店や周囲のグループの声が響く会場では、隣の人との会話にも声を張らなければならないことがあります。

交流が主目的なら、料理の豪華さだけでなく「普通の声量で会話できるか」という視点でも確認してみてください。

貸切にすると、ほかのお客様を気にせず進行しやすくなる場合があります。

席の移動しやすさ

部署間交流などで複数の相手と話してほしい場合、固定された席だけの会場より、ある程度移動できる会場のほうが向いています。

一方で、完全な立食形式では長時間立つのが負担になる方もいます。

全員分または一定数の椅子を確保しながら、必要に応じて席を移動できる会場だと使いやすいでしょう。

飲食の対応

社内懇親会では、飲食の提供方法も確認しておきましょう。

参加人数、開催時間、会場の形式によって、

など、適した方法は変わります。

アレルギーや食事上の制限について事前に確認する必要がある場合は、参加者への案内と会場への相談も早めに行います。

モニターやWi-Fi

懇親会の冒頭で会社からのお知らせをしたり、写真や動画を流したりする場合は、モニターやプロジェクターが必要になることがあります。

Wi-Fiや電源を使用する場合も、利用可能か事前に確認しましょう。

設備があることだけでなく、接続方法や使用条件まで確認しておくと当日慌てずに済みます。

アクセスと終了後の帰りやすさ

参加者が複数の拠点から集まる場合は、駅からの距離や乗り換えも考えて会場を選びます。

特に夜の社内懇親会は、終了時刻も重要です。

二次会を前提にせず、一次会だけで帰る人が無理なく帰宅できる時刻に設定しておくと参加しやすくなります。

社内懇親会の準備

当日の進行をスムーズにするには、企画より前に基本条件を一つずつ整理しておくことが大切です。

目的と対象者を決める

最初に、

を決めます。

全社員なのか、部署単位なのか、新入社員を含む特定メンバーなのかによって必要な会場も変わります。

日程候補を出す

日程は一日だけ指定するより、可能であれば複数候補から調整するほうが参加しやすくなります。

特に部署横断で開催する場合は、繁忙日が部署ごとに違うこともあります。

参加率を上げるために時間外参加を強く求めるより、業務との兼ね合いを考えて無理の少ない日程を探したほうがよいでしょう。

予算を決める

会場を探す前に、総予算と一人あたりの目安を決めておきます。

確認しておきたい費用には、

があります。

貸切スペースでは、会場料金と飲食料金が別の場合もあれば、プランに含まれる場合もあります。金額だけを比較せず、何が含まれているかを確認しましょう。

会場を予約する

目的、人数、日時、予算が決まったら会場を探します。

問い合わせるときは、

などを伝えると確認が進みやすくなります。

参加者へ案内する

参加案内には最低限、

を記載します。

服装や持ち物に指定があるなら、それも事前に伝えましょう。

当日の役割を決める

幹事一人ですべてを担当すると、受付や飲食対応に追われて参加者と話せなくなることがあります。

人数が多い場合は、

などを分担すると進めやすくなります。

ただし、10人程度の少人数懇親会なら、役割を細かく分けすぎる必要はありません。

当日の進行で意識すること

社内懇親会の当日は、予定どおり企画を消化することより、参加者が自然に交流できているかを見ることが大切です。

最初に目的を短く伝える

開始時に、なぜこの懇親会を開いたのかを簡単に伝えます。

「今日は部署を越えて話せる機会にしたいので、普段あまり話さない方ともぜひ交流してみてください」

といった程度で十分です。

長い挨拶を続けるより、早めに参加者同士が話せる時間へ移ったほうがよいでしょう。

一人になっている人をつくらない

自由交流では、知り合いが多い方と少ない方で会話量に差が出ることがあります。

特に入社直後のメンバーや、別拠点から参加した方などは会話の輪に入りにくいかもしれません。

幹事が無理に盛り上げる必要はありませんが、自然に別の参加者を紹介するなど、最初のきっかけをつくることはできます。

時間どおりに終える

社内イベントでは、終了予定時刻を守ることも参加しやすさにつながります。

盛り上がっているからと予定時間を大幅に延長すると、帰宅予定がある方には負担になります。

会場の利用時間が決まっている場合は、終了時刻の10〜15分ほど前から締めに入れるように進行するとよいでしょう。

小規模な社内懇親会の会場

5〜15名ほどの社内懇親会では、大きな宴会場より、全員の顔が見えやすい小規模な貸切スペースが合う場合があります。

スプリングノートも、通常は5〜15名程度を中心に貸切利用をご案内している渋谷・桜丘町のカフェバーです。

本棚や植物、木の床、カウンター、テーブル、楽器などがあるため、一般的な会議室とは違う、落ち着いたカフェバーの雰囲気で懇親会を開きたい場合に利用できます。

貸切では飲み会、歓送迎会、懇親会、交流会などにも対応しており、Wi-Fi、電源、モニター・プロジェクターなどもあります。飲食についても対応可能です。

一方、20名を大きく超える会社の懇親会や、大人数での立食パーティーを考えている場合は、より広い宴会場やイベントスペースを探したほうが適しています。スプリングノートでは16〜20名の場合も、内容やレイアウトを確認したうえでの個別相談となります。

渋谷周辺で少人数の社内懇親会を予定していて、参加者同士が話しやすい貸切空間を探している場合は、スプリングノートの公式サイトにあるパーティー・懇親会向け貸切案内から、最新の空き状況や料金を確認できます。

料金は人数、時間帯、利用内容などによって変わるため、企画内容や必要な設備が決まっている場合は、予約前に相談しておくと安心です。

社内懇親会で避けたい失敗

会社の懇親会では、準備不足だけでなく「参加者に楽しんでもらおう」と考えすぎることが負担につながる場合もあります。

企画を詰め込みすぎる

2時間の懇親会に、挨拶、自己紹介、クイズ、ゲーム、表彰、席替えなどをすべて入れると、自由に話す時間がほとんどなくなります。

社内懇親会の主目的が交流なら、予定を空けておくことも企画の一部です。

いつものメンバーだけで固まる

部署横断交流を目的にしていても、完全な自由席にすると普段から仲のよいメンバー同士で集まることがあります。

最初の席だけ部署を分散させるなど、軽い仕掛けを用意すると目的に近づきやすくなります。

幹事だけが忙しくなる

受付、司会、料理の確認、会計、写真撮影などを一人で行うと、幹事が懇親会に参加できなくなります。

人数や内容に応じて社内で役割を分けるか、飲食や片付けを会場側に任せられるか確認しましょう。

会場を料金だけで決める

安い会場でも、参加人数に対して狭すぎたり、反対に広すぎたりすれば交流しにくくなります。

また、設備料金が追加される場合は、最終的な総額が想定と変わることもあります。

料金を見るときは、会場費だけでなく、飲食、設備、利用時間を含めて比較することが大切です。

社内懇親会のよくある質問

社内懇親会では何をすればいいですか？

食事をしながらの自由交流を基本に、必要に応じて短い自己紹介、テーマトーク、席替え、簡単なゲームなどを加えるとよいでしょう。

大切なのは企画の数ではなく、開催目的に合っていることです。部署間交流が目的なら話す相手が固定されない工夫をし、既存チームの親睦が目的なら自由交流の時間を長く取るなど調整します。

社内懇親会は何時間くらいが適切ですか？

食事を伴う会社の懇親会なら、1時間半〜2時間程度を一つの目安にできます。

ランチタイムであれば60〜90分程度、研修やセミナー後の交流会なら1時間程度でも開催できます。参加者や目的に合わせ、長すぎない時間設定にしましょう。

社内懇親会への参加は必須にしたほうがいいですか？

交流を目的とする懇親会では、参加を強く求めることでかえって負担を感じる人もいます。

特に業務時間外の場合は、家庭や移動などそれぞれの事情があります。出欠は確認しつつ、不参加の人が不利益を感じない運営を考えることが大切です。

お酒なしでも社内懇親会はできますか？

できます。ランチ会、軽食とソフトドリンクの交流会、カフェ形式なども選択肢です。

お酒を提供する場合でも、飲酒を前提にせず、ソフトドリンクを選びやすい環境を整えておくと、より多くの方が参加しやすくなります。

少人数の社内懇親会はどんな会場が向いていますか？

5〜15人程度なら、参加者全員の顔が見え、必要に応じて席を移動できる広さの会場が使いやすいでしょう。

レストランの個室、カフェ、貸切スペースなどが候補になります。交流が目的なら、周囲の騒音、席の距離、レイアウト変更の可否、飲食、モニターなど必要な設備を確認して選ぶことをおすすめします。

まとめ

社内懇親会を成功させるために最も大切なのは、開催そのものを目的にしないことです。

「部署間の交流を増やしたい」「新しいメンバーが社内で話せる相手を増やしたい」など、まず目的を具体的に決めてみてください。

そのうえで、参加を強制しない、お酒を前提にしない、会話への参加方法を複数用意するなど、さまざまな参加者が過ごしやすい内容を考えます。

会場についても、収容人数や料金だけでなく、参加者同士の距離、話しやすい音量、席の移動しやすさ、飲食、設備、アクセスまで確認しておくと失敗を減らせます。

企画を盛り込みすぎる必要はありません。社内懇親会では、参加者同士が自然に話せる時間そのものが大切です。

渋谷で5〜15名ほどの少人数懇親会を予定している場合は、カフェバーを貸切にする方法も選択肢の一つです。会場を予約する前に、人数、目的、必要な設備を整理し、自分たちの会社の懇親会に合う場所かどうかを確認してみてください。

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